Программу 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (1С:БГУ) возможно интегрировать с 1С:Архивом. В этой статье мы рассмотрим как работает программный продукт и что нужно для настройки обмена.
Нормативная база и термины
Государственные органы, органы местного самоуправления и учреждения обязаны обеспечивать архивное хранение документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденного приказом Росархива от 31.07.2023 №77, далее — Правила №77, в течение установленных нормативными актами сроков хранения.
В соответствии с пунктом 4 Правил №77:
- Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения электронных документов (СХЭД). Государственные органы при создании СХЭД, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем в целях их развития руководствуются Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденными приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69.
- Согласно пункту 3.34 Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утв. приказом Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69, система электронного документооборота (СЭД) должна реализовывать следующие функции по передаче документов в СХЭД: формирование контейнера электронного документа, содержащего контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате «PDF».
Прикладное решение 1С:Архив как СХЭД для БГУ
Программа 1С:Архив — универсальная система долговременного хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. Подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.
1С:Архив обеспечивает:
- прием документов из систем-источников;
- надежное долговременное хранение электронных документов;
- сохранение юридической значимости на протяжении всего срока хранения;
- возможность выполнить все «архивные» процедуры, прописанные в законодательстве.
1С:Архив позволяет формировать обязательные учетные документы архива, такие как описи дел, реестр описей, книга учета поступления и выбытия дел, список фондов, лист фонда, акты на уничтожение и др.
Организации, являющиеся источником комплектования государственных и муниципальных архивов, могут использовать 1С:Архив для подготовки к передаче архивных документов в эти архивы.
В составе 1С:БГУ есть несколько подсистем электронного документооборота (например, внутренний ЭДО, обмен документами с контрагентами и др.).
Передаваемые данные в 1С:Архив
В 1C:БГУ версии ПРОФ:
- Данные электронных документов внутреннего ЭДО 1С:БГУ ПРОФ;
- Файлы устаревшего механизма внутреннего ЭДО Библиотеки электронных документов (далее БЭД);
- Данные электронных документов от контрагентов/контрагентам (внешнего ЭДО БЭД);
- Файлы электронных документов из ЕИС, подписанных обеими сторонами;
- Присоединенные к объекту файлы.
В 1C:БГУ версии КОРП:
- Тот же перечень сведений, что и для 1С:БГУ ПРОФ;
- файлы внутренних электронных документов подсистемы «Процессы обработки документов» (в т.ч. дополнительных заданий).
В 1С:Архив временно не передаются:
- сведения электронных перевозочных документов БЭД (ждем доработок БЭД);
- сведения регламентированных налоговых и статистических отчетов (реализовано в 2.0.108).
Можно указать несколько источников документов (базы БГУ и ЗКГУ)
Не рекомендуется включать «Подтверждать отправку пакетов», чтобы не усложнять обмен.
Заполнение сведений о публикации 1С:Архива на web-сервере
При публикации 1С:Архива на web-сервере следует заполнить настройки доступа к нему для возможности скачивать документы из 1С:Архив по ссылке «Скачать» в верхней части формы документа учета или справочника, из которого осуществлялась выгрузка.
Виды документов для передачи в 1С:Архив
- Это служебный справочник — в 1С:Архиве по нему можно различать документы;
- Обновляется при обновлении БГУ или принудительно из дополнительных настроек (например, загрузили новый комплект отчетности с новыми видами отчетов);
- Для одного документа учета БГУ может быть несколько документов передачи в 1С:Архив.
Обмен вспомогательными данными с 1С:Архив
После настройки обмена на первом этапе взаимодействия с 1С:Архивом из 1С:БГУ регламентным заданием «Обмен с источниками документов» выгружается нормативно-справочная информация, далее — НСИ:
- Организации;
- Контрагенты;
- Подразделения;
- Должности;
- Физические лица;
- Виды документов для архива — классификация по номерам формуляров документов, печатным формам документов учета или видам документов обмена с контрагентами.
Отправка сведений электронных документов 1С:БГУ в 1С:Архив
Варианты:
- Отправка сведений ЭДО для одного документа программы (штатная возможность 1С:Архив);
- Отправка сведений ЭДО группы документов 1С:БГУ (реализовано для 1С:БГУ 2.0.108).
Отправка сведений ЭДО одного документа:
- Команда «Отправить в 1С:Архив» в подменю «Еще»
Выполнять после формирования всех электронных документов, присоединения всех необходимых файлов и отражения документа в учете, если это предполагается.
После отправки в архив документ учета блокируется для редактирования пользователями, в подменю «Ещё» становится доступна команда «Отменить отправку в 1С:Архив».
После загрузки сведений электронных документов в 1С:Архив в подменю «Ещё» становится доступна команда «Отозвать из 1С:Архива».
Если отзываемый документ уже принят в 1С:Архив, то после отзыва документов на стороне БГУ следует вручную отозвать эти документы и на стороне 1С:Архива.
Отправка сведений ЭДО для группы документов БГУ
Функция реализована в 2.0.108. Находится в пути: раздел Органайзер — Электронные документы — Обмен с 1С:Архивом.
Доступные сценарии:
- Администратор обмена с 1С:Архив (пользователь с профилем групп доступа «Администрирование обмена с 1С:Архивом») отправляет все документы организации за прошлый период;
- Ответственные за документы учета (при наличии профиля групп доступа «Отправка документов в 1С:Архив») отправляют в 1С:Архив только свои документы за период (документы организации за период, где они указаны в реквизите документа «Ответственный»), а администратор обмена с 1С:Архив отправляет все документы без реквизита «Ответственный».
Отправка сведений осуществляется в фоновом режиме.
Особенности отправки сведений ЭДО для договоров и основных средств
- Для договоров в электронном виде в формате PDF/A-3 формирование документов передачи в 1С:Архив производится из справочника «Договоры и иные основания возникновения обязательств».
- В БГУ ПРОФ есть сценарии отправки сведений ЭДО для электронных документов «Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216)» и «Карточка капитальных вложений (ф. 0509211)» производится из справочника «Основные средства» или документа «Регистр учета».
- Основной сценарий для электронных инвентарных карточек и карточек капитальных вложений — отправка сведений из документа «Регистр учета».
Особенности отправки сведений актов ф. 0510448 и извещений ф. 0504805
- На стороне отправителя электронного акта (ф. 0510448) отправку в 1С:Архив следует производить из документа учета передачи НФА, а на стороне получателя - из документа отражения в учете поступления НФА.
- На стороне отправителя электронного извещения (ф. 0504805) отправку в 1С:Архив следует производить из документа Исходящее извещение.
- На стороне получателя электронного извещения (ф. 0504805) отправку в 1С:Архив следует производить из документа Входящее извещение.
Особенности отправки сведений ЭДО многосоставных инвентаризационных описей
- Многосоставные документы инвентаризационных описей (ф. 0510466, ф. 0510468, ф. 0510469) при большом количестве объектов описи могут состоять из заголовочного документа описи и связанных с ним содержательных документов описей.
- Отправка сведений в 1С:Архив производится из заголовочного документа серии.
- В состав единого документа для передачи в 1С:Архив включаются сведения электронных документов заголовочного и содержательных документов учета.
Для отправки в 1С:Архив подписанного формуляра электронного регламентированного отчета следует предварительно добавить файл формуляра отчета в формате PDF в присоединенные файлы к документу отчета («Регламентированный бухгалтерский отчет» или «Регламентированный отчет»).
Более простой способ сохранить и присоединить файл бланка отчета — через подменю Печать и сохранение файла бланка в присоединенные файлы документа.
Уничтожение документов после истечения срока хранения в 1С:Архив
После истечения срока хранения архивных дел, которые содержат выгруженные сведения, и уничтожения этих дел и удаления связанных с ними файлов в 1С:Архив информация об этом поступает в 1С: БГУ, и статус документа передачи изменяется, как и пиктограмма состояния обмена в списке документов учета или элементов справочников.
