С 1 января организация не обязана начинать нумерацию внутренних документов заново: можно как обнулять номера в новом году, так и продолжать сквозную нумерацию, если это удобно компании.
Многие организации задаются вопросом, нужно ли с 1 января снова начинать нумерацию накладных, приказов по личному составу, платежных ведомостей, приходных и расходных ордеров и других внутренних документов. Допустим также вариант, когда нумерация идет непрерывно из года в год, без обновления счетчика.
Действующее законодательство не требует ни обязательно вести сквозную нумерацию, ни каждый календарный год начинать ее заново. Порядок присвоения номеров относится к сфере внутреннего делопроизводства и может быть выстроен так, как это рационально для самой организации.
Что говорит ГОСТ Р 7.0.97-2025
Общие требования к оформлению организационно-распорядительной документации, включая состав реквизитов и подходы к их указанию, установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденном приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст. Этот стандарт применяется как ориентир при организации делопроизводства в коммерческих и некоммерческих структурах.
Согласно п. 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2025, регистрационный номер документа — это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор, который включает порядковый номер документа и, по усмотрению организации, может дополняться индексами по внутренним классификаторам (дело по номенклатуре, корреспондент, должностное лицо и т.п.). При этом сам ГОСТ не диктует, с какого числа начинать отсчет и нужно ли «обнулять» нумерацию в начале года.
В тексте ГОСТ Р 7.0.97-2025 отсутствуют прямые требования о том, как именно должна вестись нумерация внутренних документов организации, в том числе нет обязанности начинать ее заново ежегодно. Это подтверждает, что выбор схемы нумерации остается на усмотрение компании.
Как организации закрепить свой порядок нумерации
Поскольку закон не устанавливает жестких правил, порядок нумерации внутренних документов следует формализовать во внутренних регламентах. Это может быть инструкция по делопроизводству, положение о документообороте или иной локальный нормативный акт.
В таком документе удобно прописать, какие группы документов нумеруются отдельно, используется ли год в номере, сохраняется ли сквозная нумерация между годами и как формируются дополнительные индексы. Это снизит количество спорных ситуаций, облегчит поиск бумаг и обеспечит единообразную практику для всех сотрудников, работающих с документами.
