В актуальных релизах «1С:Бухгалтерии предприятия 8», ред. 3.0, и «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» появился механизм «Упаковки номенклатуры», позволяющий оформлять документы в единицах измерения контрагента или по условиям госконтракта при сохранении учета в базовой единице nоменклатуры. Это избавляет от создания дублей номенклатуры и ручного пересчета количества, снижая риск ошибок как в коммерческом, так и в бюджетном секторе.
Предпосылки внедрения механизма
Раньше в карточке номенклатуры указывалась только одна единица измерения, поэтому при отличиях единиц у поставщика, покупателя или условиях контракта пользователям приходилось заводить несколько карточек на один и тот же товар или постоянно пересчитывать количество. Такая схема была трудозатратной, повышала вероятность ошибок и приводила к расхождениям в учетных данных, особенно при работе с маркированной продукцией и материальными запасами в госсекторе.
Описание механизма
«Упаковка номенклатуры» — это дополнительная единица измерения, которая связана с базовой единицей фиксированным коэффициентом пересчета. Для каждой номенклатуры можно задать один или несколько вариантов упаковок, и в документах выбирать подходящую единицу (например, килограммы, литры, коробки, флаконы), при этом учет остатков и движений ведется в единой базовой единице.
В результате одна карточка номенклатуры используется в разных операциях: в коммерческих организациях — с различными партнерами и маркетплейсами, в учреждениях — с учетом требований контрактов и поставщиков, но без дублирования справочника и с прозрачным контролем остатков.
Активация функционала
Механизм упаковок включается по необходимости, так как не всем организациям и учреждениям требуется учет в нескольких единицах измерения.
В обеих конфигурациях настройка выполняется через раздел функциональности (вкладка «Запасы»), где нужно установить флаг использования упаковок номенклатуры. После этого становятся доступны дополнительные команды и реквизиты, связанные с упаковками, в карточках номенклатуры и документах.
Работа со справочником упаковок
После включения функционала в карточке номенклатуры появляется команда «Упаковки» (или отдельная вкладка), открывающая список упаковок для выбранного товара. При добавлении новой упаковки пользователь указывает:
-
единицу измерения из стандартного классификатора;
-
коэффициент пересчета по отношению к базовой единице (сколько базовых единиц содержит одна упаковка).
Наименование упаковки формируется автоматически на основании параметров, но может быть отредактировано пользователем. Если упаковка уже использовалась в документах, ее основные параметры (единица и коэффициент) изменить нельзя — допускается только корректировка наименования; это защищает учет от искажений. После добавления хотя бы одной упаковки базовую единицу измерения номенклатуры изменять также запрещено.
Изменения в формах документов
При включенном механизме упаковок в «Бухгалтерии предприятия» и БГУ обновляются формы основных товарных документов.
В документах:
-
Поступление (товаров, материальных запасов);
-
Реализация (отгрузка, реализация услуг с товарами);
-
Корректировка поступления / реализации;
-
Возврат товаров поставщику / возврат от покупателя
в табличной части вместо стандартного поля «Количество» появляется колонка «Количество упаковок» с указанием выбранной для позиции упаковки или базовой единицы. В поле «Цена» при этом фиксируется стоимость за упаковку, а программа автоматически пересчитывает количество в базовых единицах и суммы документа. В корректировочных документах, сформированных на основании первичных, вариант упаковки заполняется автоматически и, как правило, не доступен для изменения — корректируется только количество упаковок.
Практический пример использования
Коммерческая организация.
Компания учитывает песочно‑цементную смесь в штуках (мешки по 25 кг), а поставщик присылает УПД в килограммах. Пользователь создает для номенклатуры упаковку с единицей «кг» и коэффициентом 25 к базовой единице «шт.». При загрузке УПД по ЭДО программа сопоставляет номенклатуру, видит, что для нее есть упаковка «кг», и заполняет документ поступления в килограммах, а движения по регистрам формируются в штуках. Это обеспечивает корректный управленческий и регламентированный учет без введения дополнительной карточки товара.
Бюджетное учреждение.
Учреждение учитывает лекарственный препарат в упаковках (коробках), а в контракте и накладных поставщика прописано количество во флаконах. В карточке материального запаса задаются упаковки: «флакон» и «коробка», где, например, одна коробка содержит 10 флаконов. При поступлении по госконтракту в документе указываются флаконы, как в первичных документах поставщика, тогда как в регистрах бюджетного учета движение отражается в коробках или другой базовой единице, принятой в учетной политике учреждения.
В обоих случаях пользователь работает с привычными единицами из первичных документов, а система автоматически обеспечивает единообразие учетных данных.
Ограничения применения
Механизм упаковок не является универсальным для всех категорий номенклатуры. Он предполагает линейный пересчет по фиксированному коэффициенту, поэтому не подходит для объектов, где переход между единицами измерения нелинеен и зависит от дополнительных параметров (например, пересчет массы в объем для нефтепродуктов с учетом плотности и температуры). В таких случаях требуется иная методика учета и отдельные настройки.
Взаимодействие с маркированными товарами
Для маркированной продукции механизм упаковок дает существенное упрощение: операции выполняются в рамках одной карточки номенклатуры, что снимает необходимость переносить коды GTIN и иные идентификаторы между несколькими карточками для разных единиц. Это особенно важно и для розничных и оптовых компаний, и для медицинских, образовательных и иных бюджетных учреждений, работающих с маркированными лекарствами, продуктами и другим товаром.
Совместимость
Функциональность упаковок номенклатуры в «1С:Бухгалтерии предприятия 8» и БГУ согласована с подходами к упаковкам в других конфигурациях на платформе «1С:Предприятие 8» (УТ, ERP и др.), где также используется концепция альтернативных единиц измерения с фиксированным коэффициентом. Это упрощает обмен данными и позволяет выстроить единую методологию учета товаров и материальных запасов в разрезе упаковок в разных учетных системах организации или учреждения.
