Расчет по форме 6-НДФЛ включает в себя:
- Титульный лист;
- Раздел 1 "Данные об обязательствах налогового агента";
- Раздел 2 "Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц";
- Приложение № 1 к расчету "Справка о доходах и суммах налога физического лица".
Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется по данным учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц, содержащихся в регистрах налогового учета.
Титульный лист формы расчета заполняется налоговым агентом, за исключением раздела "Заполняется работником налогового органа" (п. 2.1 - 2.4 Порядка заполнения расчета).
Заполнение разделов 1 и 2 и Приложения №1
Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (отчетного периода) доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 1 и 2 заполняются для каждой из ставок налога.
В разделе 1 "Данные об обязательствах налогового агента" указываются сроки перечисления удержанного налога и суммы удержанного налога за последние три месяца отчетного периода в разрезе КБК. Также указываются суммы налога возвращенные физическим лицам в соответствии со ст. 231 НК РФ в последние три месяца налогового периода и даты их возврата.
В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке и КБК.
Приложение № 1 к расчету "Справка о доходах и суммах налога физического лица" заполняется только при составлении расчета за налоговый период - календарный год. В справке содержатся сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода, о суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет, и о невозможности удержать налог. В программе Приложение № 1 заполняется автоматически для следующих кодов отчетного периода: 34, 51, 52, 53, 90 (Приложение № 1 к Порядку заполнения расчета).
Представление расчета в налоговый орган
Российские организации, имеющие обособленные подразделения, в отношении доходов, полученных работниками обособленных подразделений организации, а также физлицами по договорам гражданско-правового характера, заключенным с обособленными подразделениями, представляют расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган по месту нахождения таких обособленных подразделений.
Организация, имеющая обособленные подразделения, должна заполнять расчет отдельно по каждому обособленному подразделению, даже если они состоят на учете в одном налоговом органе.
Организация, имеющая обособленные подразделения в одном муниципальном образовании (т. е. у них один ОКТМО), должна заполнять расчет отдельно по каждому обособленному подразделению.
Обязанность по представлению в налоговый орган по месту своего учета (месту жительства) расчета по форме 6-НДФЛ у индивидуального предпринимателя возникает в случае, если он в соответствии со ст. 226 и п. 2 ст. 226.1 НК РФ признается налоговым агентом.
В случае ликвидации (реорганизации) организация представляет расчет в налоговый орган по месту своего учета за последний налоговый период, то есть за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) данной организации.
Расчет по форме 6-НДФЛ представляется налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи по установленным форматам.
При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговый агент может представить расчет на бумажных носителях. Если количество превышает 10 человек, расчет представляется только в электронной форме.
Датой представления расчета считается:
- дата его фактического представления – если налоговый агент или его представитель лично передают сведения в налоговый орган;
- дата его отправки почтовым отправлением с описью вложения – при отправке расчета по почте;
- дата его отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи оператора электронного документооборота.
Приложение № 1 к расчету "Справка о доходах и суммах налога физического лица" представляется только при составлении расчета за налоговый период - календарный год. В справке содержатся сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода, о суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет, и о невозможности удержать налог.
Дивиденды в расчете
Дата фактического получения дохода в виде дивидендов – день выплаты дохода (в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц). Удержание налога производится при выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). С 01.01.2023 удержанный налог перечисляется в сроки, установленные п. 6 ст. 226 НК РФ.
Срок перечисления удержанного налога (до 01.01.2023) – если выплачивались дивиденды от АО, то уплатить НДФЛ необходимо было не позднее одного месяца с даты выплаты дохода (п. 4 ст. 214, п. 9 ст. 226.1 НК РФ). Если выплачивались дивиденды от ООО, то уплатить НДФЛ нужно было не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.
Авторский договор в расчете
Дата фактического получения дохода по авторскому договору – день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержание налога производится при выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). С 01.01.2023 удержанный налог перечисляется в сроки, установленные п. 6 ст. 226 НК РФ.
Отражение суммы налога на прибыль организаций, зачтенная при расчете НДФЛ с дивидендов
Если российская организация получает дивиденды от других компаний и с этих дивидендов был исчислен и удержан налог на прибыль, а потом полученная прибыль распределяется между участниками – физлицами-резидентами, то исчисленный НДФЛ с дивидендов можно уменьшить на уплаченный налог на прибыль (п. 3.1 ст. 214 НК РФ).
В расчете по форме 6-НДФЛ сумма налога на прибыль, зачтенная при расчете НДФЛ с дивидендов, отражается в разделе 2 расчета в строке 155 и в справке о доходах за налоговый период (приложение № 1 к расчету).
Если сотрудник утратил статус налогового резидента РФ
Если сотрудник в течение года утратил статус налогового резидента РФ, то организация обязана с начала налогового периода пересчитать НДФЛ с доходов этого сотрудника по ставке 30 процентов с зачетом ранее удержанных по ставкам 13 процентов и 15 процентов сумм НДФЛ. При этом уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за предыдущие отчетные периоды представлять не требуется. Но с отчетного периода, в котором произведен перерасчет налога, в разделе 2 расчета 6-НДФЛ следует отражать итоговые показатели по ставке 30 процентов.
