Работодатель может уволить сотрудника, который находится в ежегодном отпуске, если он написал увольнение по собственному желанию. Дата увольнения может попасть в период отпуска сотрудника и для этого не нужно отзывать сотрудника из отпуска.
Для того, чтобы уволить сотрудника в программе «1С:Бухгалтерия 8» нужно выполнить следующее:
- Изменить период ранее зарегистрированного отпуска;
- Зарегистрировать увольнение, расчет и начисление компенсации за неиспользованный отпуск.
Изменение периода ранее зарегистрированного отпуска
Регистрация и расчет сохраняемого заработка на период отпуска был произведен с помощью документа Отпуск (раздел Зарплата и кадры – Все начисления). НДФЛ исчислен и удержан на дату выплаты отпускных – 02.02.2023.
12.02.2023 сотрудник увольняется. Прежде чем уволить сотрудника, нужно изменить период отпуска (дату окончания отпуска). В нашем примере расчетный период не закрыт (т. е. исправлять начисления в этом месяце еще можно). В исходном документе отпуска укажите в поле по новую дату окончания отпуска. В нашем примере – 12.02.2023. В результате будет автоматически произведен перерасчет суммы отпускных и НДФЛ. После перерасчета отпуска возникает избыточно выплаченная сумма отпускных сотруднику. Но сумму первоначально выплаченных отпускных в ведомости корректировать не нужно. Избыточно выплаченная сумма будет зачтена в дальнейшем при заполнении ведомостей на выплату сотруднику.\
Сумма по перерасчету составляет: 9 556,33 руб. (начисленные отпускные из новых условий) – 21 843,04 руб. (ранее начисленный отпуск) = - 12 286,71 руб. ("лишние" отпускные). Излишне удержанный НДФЛ с этой суммы составляет - 1 598 руб. (подлежит либо зачету, либо возврату). Избыточно выплаченная сумма составляет 10 688,71 руб. Излишне удержанный НДФЛ в нашем примере будет зачтен при выплате расчета при увольнении. Если же от сотрудника получено заявление о возврате излишне удержанного у него налога, этот факт необходимо отразить с помощью документа Возврат НДФЛ.
Регистрация увольнения, расчет и начисление компенсации за неиспользованный отпуск
Регистрация увольнения сотрудника производится с помощью документа Увольнение (раздел Зарплата и кадры – Кадровые документы).
Сотруднику при увольнении необходимо начислить компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату за 3 раб. дня (с 1 по 5 февраля).
Дни отпуска, которые не были использованы в связи с увольнением, учитываются при подсчете дней компенсации за неиспользованный отпуск. В нашем примере сотрудник трудился в организации с 01.07.2022 по 12.02.2023 (7 месяцев и 6 дней). С 6 по 12 февраля 2023 года сотрудник находился в отпуске (7 календарных дней). При исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца согласно законодательству (п. 35 "Правил об очередных и дополнительных отпусках", утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169, ст. 423 ТК РФ). На 12.02.2023 сотруднику положено 16,33 кал. дн. отпуска (7 мес. * 2,33 дн.). Сотрудник использовал только 7 кал. дн. отпуска. Компенсация за неиспользованный отпуск будет выплачена за 9,33 кал. дн.
Компенсация за неиспользованный отпуск и зарплата за февраль начисляются с помощью документа Начисление зарплаты (раздел Зарплата и кадры – Все начисления). При начислении заработной платы за февраль учитывается, что сотрудник 12.02.2023 уволен. Сотруднику начислена зарплата за 3 раб. дня в сумме 27 000 руб. (с 1 по 5 февраля). Компенсация за неиспользованный отпуск (за 9,33 кал. дн.) составляет 35 409,16 руб.
Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы сотруднику не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ). При этом размер удержаний рассчитывается из суммы, оставшейся после вычета НДФЛ (письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 № 22-2-4852).
В нашем примере сотруднику при увольнении начислено 62 409,16 руб. Исчисленный НДФЛ с этой суммы составляет 8 114 руб. Удержание не более 20% составляет: (62 409,16 руб. – 8 114 руб.) * 20% = 10 859,03 руб. У сотрудника при выплате можно удержать всю сумму излишне выплаченных отпускных 10 688,71 руб.
Сумма к выплате составляет: 62 409,16 руб. (расчет при увольнении) – 8 114 руб. (НДФЛ) – 10 688,71 руб. (излишне выплаченные отпускные) = 43 606,45 руб..
НДФЛ к удержанию и перечислению составляет: 8 114 руб. – 1 598 руб. (НДФЛ с "лишних" отпускных, подлежащий к зачету) = 6 516 руб.
