С 1 января 2023 года все учреждения обязаны применять электронные формы первичных документов, утвержденных Минфином России Приказом № 61н от 15.04.2021. В Приказе также утверждена унифицированная форма акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452). Она оформляется в случае, когда информация о договоре на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) не размещается в реестре контрактов в единой информационной системе (ЕИС) в сфере закупок.
Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452) включен в список унифицированных форм электронных первичных учетных документов по приказу Минфина России от 28.06.2022 № 100н. Он действителен с 1 января 2024 года для учреждений при ведении бухгалтерского учета. Случаи обязательного оформления акта перечислены в приложении 5 к Приказу № 61н.
Акт формируется для отражения:
- приемки товаров (работ, услуг);
- фиксации количественного и (или) качественного расхождения, несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам контрагента;
- фиксации информации о транспортировке груза (например, сведений о целостности пломб и упаковок при транспортировке).
Акт (ф. 0510452) формируется на основании документов, подтверждающих поставку товаров, выполнение (сдачу) работ (услуг). Разъяснения даны в письмах Минфина России от 20.11.2023 № 02-06-10/111126, от 27.10.2023 № 02-07-10/103061.
В бизнес-процессе к акту приемки товаров, работ, услуг предусмотрено заполнение раздела 4 «Сведения о приемке товаров, работ, услуг», даже если есть отклонения. Формирование акта приемки при несоответствии количественного и (или) качественного расхождения, несоответствии ассортимента принимаемых материальных ценностей, а также информации о транспортировке груза, возникающих в результате приемки товаров, работ, услуг, является частностью (Письмо Минфина России от 27.10.2023 № 02-07-10/103061).
На основании Закона № 44-ФЗ поставщик обязан предоставить заказчику результаты поставки товара, выполнения работы или оказания услуги и результаты отдельного этапа исполнения контракта к сроку, указанному в контракте. Заказчик, в свою очередь, обязан обеспечить приемку товара, работы или услуги. Эта информация и информация о количестве, комплектности, объеме товара, работы или услуги обязана быть указана в контракте (п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ).
Таким образом, акт (ф. 0510452) формируется по всем договорам на поставку товаров, работ и услуг, которые не проходят приемку в ЕИС, информация о которых не размещается в реестре контрактов в ЕИС в сфере закупок, независимо от того, предусмотрело учреждение конкретную форму акта для приемки или нет.
Форма акта (ф. 0510452) является унифицированной, поэтому ее применение для отражения соответствующих хозяйственных фактов обязательно. Использование других форм, разработанных учреждением самостоятельно, при наличии утвержденных законодательством форм, считается нарушением методологии ведения учета.
