Организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны вести учет активов и обязательств в этих подразделениях, включая операции по их поступлению, расходу и выбытию. Учет может вестись централизованно, когда подразделения передают первичные документы в головную организацию, которая фиксирует все хозяйственные операции. Это регламентируется пунктом 8 ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации". Однако организация также имеет право передать часть учетных функций самим подразделениям, что подразумевает выделение их на отдельный баланс.
Централизованный учет и его особенности
При централизованном учете первичные документы обособленных подразделений передаются в головную организацию, где и фиксируются все хозяйственные операции. В этом случае оптимально вести учет по отдельным субсчетам или в регистрах аналитического учета для каждого подразделения. Это обеспечивает детализированный контроль над активами и обязательствами каждой единицы.
Выделение подразделений на отдельный баланс
Организация может принять решение о передаче части учетных функций непосредственно в подразделение, в частности, это может касаться учета активов, обязательств и источников финансирования. Такое решение регулируется положениями ФСБУ 4/2023 "Бухгалтерская (финансовая) отчетность". Важно отметить, что решение о выделении подразделения на отдельный баланс должно быть документально закреплено, например, в уставе филиала или внутреннем распорядительном документе.
Учет активов и обязательств в подразделениях
Если у подразделения есть собственный расчетный счет, то оно обязано вести учет всех операций по этому счету, включая поступление средств от клиентов и их расходование на нужды подразделения. Это регламентируется Инструкцией Банка России от 30.06.21 № 204-И, которая устанавливает порядок открытия и ведения банковских счетов.
Примером может служить ситуация, когда подразделение открывает расчетный счет. В этом случае оно обязано вести учет поступлений и расходов по этому счету, что фактически делает его выделенным на отдельный баланс. Если денежные средства на расчетный счет поступают не только от головной организации, но и от клиентов, подразделение должно фиксировать все поступления и расходы, включая приобретение активов и расчеты с контрагентами.
Зарплатные операции в подразделениях
Централизованная бухгалтерия может начислять и выплачивать заработную плату сотрудникам обособленных подразделений на основании документов, предоставленных самими подразделениями. Однако организация может передать эти функции непосредственно на подразделения. В этом случае подразделения будут вести учет начисленной заработной платы и обязательств перед сотрудниками и бюджетом, передавая соответствующие данные в головную организацию.
Индивидуальный план счетов
При выделении подразделений на отдельный баланс необходимо разработать рабочий план счетов для каждого подразделения. При этом в плане счетов не должно быть таких счетов, как 80 "Уставный капитал" или 81 "Собственные акции (доли)", так как эти операции относятся к компетенции головной организации. Остальные счета определяются в зависимости от специфики деятельности подразделения и выстроенной схемы взаимоотношений с головной организацией.
Взаиморасчеты между подразделениями и головной организацией
Все расчеты между подразделениями, выделенными на отдельные балансы, и головной организацией должны отражаться на счете 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Головная организация должна вести отдельный регистр аналитического учета по этому счету для каждого подразделения, чтобы отслеживать все операции по движению ресурсов. Например, при передаче денежных средств от одного подразделения к другому записи по дебету и кредиту счета 79 позволят учесть все поступления и расходы.
Организация документооборота
Для упрощения учета головная организация может разработать схему документооборота, по которой ресурсы формально передаются сначала в головную организацию, а затем распределяются между подразделениями. Это позволит контролировать движение ресурсов и сверять расчеты в конце отчетного периода.
Пример учета денежных средств между подразделениями
Рассмотрим на примере. В организации два обособленных подразделения (ОП № 1 и ОП № 2), выделенных на отдельные балансы. В регистрах учета головной организации оптимально иметь два субсчета к счету 79: "ОП № 1" и "ОП № 2".
Организация приняла решение перечислить денежные средства с расчетного счета ОП № 2 на расчетный счет ОП № 1. Перечислившее денежные средства ОП № 2 на дату списания средств на основании банковской выписки отразит операцию записью по дебету счета 79 и кредиту счета 51"Расчетные счета". В свою очередь, ОП 1, также на основании своей выписки, отразит поступление средств по дебету счета 51 и кредиту счета 79.
Оба подразделения должны сообщить в головную организацию об исполнении решения руководства. Форма сообщения (раньше оно называлась авизо) должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Получив сообщения (авизо) от ОП № 2 о перечислении и от ОП № 1 о получении денежных средств, бухгалтерия головной организации может отразить эти операции как поступление средств от ОП № 2 в головную организацию и их перечисление с него на счет ОП № 1. Производятся записи: по дебету счета 51 и кредиту счета 79, субсчет "ОП № 2"; по дебету счета 79, субсчет "ОП № 1" и кредиту счета 51.
Таким образом, в головной организации отразится движение денежных средств между своими двумя счетами, без увеличения валюты баланса в целом.
Между тем можно сделать и одну, более простую запись по дебету счета 79, субсчет "ОП № 1" и кредиту счета 79, субсчет "ОП № 2". Однако в этом случае только на основании записей в учете может быть не совсем ясно, какие именно ресурсы передавались одним подразделением в другое.
Как уже отмечалось, совсем не обязательно, чтобы одни и те же факты хозяйственной жизни отражались в подразделениях и головной организации записями по одним и тем же счетам.
Предположим, что ОП № 1 специализируется на проведении ремонтных работ для других лиц, фактические затраты по их выполнению отражаются у него по дебету счета 20 "Основное производство", а передача их результата заказчику - по дебету счета 90, субсчет 2 "Себестоимость продаж".
Допустим, что ремонт основного средства, находящегося в головной организации, был поручен сотрудникам этого подразделения. Для ОП № 1 это основная деятельность, следовательно, затраты по его проведению будут отражены записями по дебету счета 20 и кредиту счетов 10 "Материалы", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и пр.
Передача результата выполненных ремонтных работ (по фактической стоимости) сотрудникам своей же организации реализацией ни в регистрах бухгалтерского учета, ни в налоговом учете не признается. Запись в учете ОП № 1 будет следующей: дебет счета 79, кредит счета 20.
Головная организация, в зависимости от того, куда списываются затраты по содержанию и эксплуатации этого объекта основных средств, отразит проведенный ремонт записью по дебету счета учета затрат и кредиту счета 79, субсчет "ОП № 1".
При составлении отчетности по организации дебетовые обороты по счету 79 должны быть равны кредитовым. Сальдо в целом по счету на конец месяца не возникает. Возможно сальдо по субсчетам, т. е. подразделениям, выделенным на отдельные балансы.
Кредитовое сальдо в учете головной организации по соответствующему подразделению будет свидетельствовать о том, что от подразделения было получено больше ресурсов, чем ему передано. В учете подразделения эта сумма будет отражена как дебетовое сальдо по счету 79. И наоборот, дебетовое сальдо по субсчету подразделения означает, что оно получило больше ресурсов, чем передало организации. В учете подразделения эта сумма будет отражена по кредиту счета 79.
Таким образом, выделение подразделения на отдельный баланс требует четкого учета всех активов и обязательств, создания индивидуального плана счетов и организации документооборота, соответствующего внутренним и внешним потребностям управления организацией.
