О клиенте и задаче
К нам обратились несколько клиентов из сферы розницы и общепита: кафе, магазин бытовой химии, магазин аксессуаров и другие небольшие торговые точки.
Общий запрос у всех бизнесов один: были технические проблемы с пробитием чеков при оплате по СБП. Поэтому потребовалось по выпискам из банка анализировать суммы, которые приходили по СБП или эквайрингу, а чеков на эти операции не было.
Это типичная ситуация, когда бизнес активно использует безналичную оплату, но процессы с ККТ не выстроены. Возникает риск признания таких операций не законными, с неприменением контрольно‑кассовой техники, что может привести к проверкам и штрафам.
С какими проблемами столкнулся клиент
- Из‑за сбоев в интеграциях и человеческого фактора оплаты по СБП и эквайрингу поступали на расчетный счет, но не пробивались фискальные чеки.
- Руководство не понимало реальный объем непробитых чеков и риски по штрафам.
Перед нами стояла задача
- Выявить расхождения между выпиской банка и кассовыми данными.
- Корректно оформить большое количество чеков коррекции по безналичным операциям (от 2000 до 30000 чеков).
- Выстроить процесс, чтобы новые оплаты по СБП и эквайрингу не «терялись» и всегда пробивались через ККТ.
Что сделали сотрудники ПРОФКЕЙС
-
Анализ операций и выявление «потерянных» оплат
Мы запросили у клиентов:
- Банковские выписки по операциям СБП и эквайринга за нужный период.
- Данные из учетных систем и кассовых программ по продажам.
- Пояснения по спорным операциям (что именно было продано, по каким суммам, в какие даты).
-
На основе этих данных мы
– Сопоставили суммы оплат по банку с реестром пробитых чеков.
– Выделили операции, по которым деньги поступили, но чек не был сформирован.
– Сформировали перечень продаж, требующих оформления чеков коррекции прихода.
– Пробили необходимые чеки коррекции в соответствии с требованиями 54‑ФЗ и предоставили шаблон письма в налоговую с пояснениями о том, почему была сделана такая корректировка, с суммовой и количественной информацией о чеках в разрезе формы оплаты и временного периода (месяцев).
Напомним, что согласно действующему законодательству, если пользователь ККТ не применил кассу в случаях, когда это требуется, он может избежать ответственности, пробив необходимые чеки коррекции и уведомив об этом налоговый орган — при условии, что нарушение не было выявлено налоговой ранее.
-
Формирование чеков коррекции
Для всех выявленных операций мы подготовили безналичные чеки коррекции прихода, так как оплата поступала по СБП и эквайрингу.
В рамках работы:
– Согласовали с клиентами перечень продаж и формулировки для чеков коррекции.
– Помогли правильно указать реквизиты в соответствии с требованиями 54‑ФЗ.
– Настроили выпуск чеков коррекции через кассовую систему за выбранный период.
Важно, что корректирующие чеки отражают фактическую выручку и позволяют снизить риски санкций за неприменение ККТ.
-
Настройка процессов и рекомендации
После разовой «расчистки» и оформления чеков коррекции мы дали клиентам набор практических рекомендаций:
– Закрепить регламент сверки: регулярно сравнивать выписку банка с отчетами по кассе.
– По возможности использовать QR‑коды, интегрированные с кассовым ПО и товарным учетом.
Результаты
- Клиенты закрыли «хвосты» по непробитым чекам: по спорным операциям сформировали безналичные чеки коррекции прихода.
- Существенно снизились риски штрафов за неприменение ККТ и претензий со стороны контролирующих органов.
- Появилась прозрачная картина по выручке: данные банка, кассы и учета стали совпадать.
- Сформирован понятный регламент: как принимать оплаты по СБП и эквайрингу, чтобы каждая операция корректно отражалась на ККТ.
- Руководство и бухгалтерия перестали «бояться» СБП: инструмент остался удобным для клиентов, но стал безопасным с точки зрения закона.
