О клиенте и задаче
Бюджетное учреждение поставило три задачи: автоматизировать уведомления об отпусках, перевести кадровый документооборот в электронный вид и снизить ручную нагрузку на специалистов.
До внедрения кадровик вручную отслеживал графики отпусков и отправлял уведомления за две недели — как того требует трудовое законодательство. Два специалиста обслуживали более 60 сотрудников - формировали приказы, собирали заявления, вели журналы согласований.
Рутинные операции съедали рабочее время, которое можно было направить на содержательную кадровую работу. Плюс не исключен человеческий фактор, при ручном контроле уведомление об отпуске легко пропустить.
Профильные специалисты решили действовать поэтапно и на первом шаге внедрить:
-
автоматические уведомления сотрудникам о начале отпуска по графику;
-
сбор заявлений на отпуск и согласование приказов;
-
приказы на материальную помощь к отпуску;
-
публикацию расчётных листков;
-
ведение и согласование графиков отпусков.
Решение
1С:Кабинет сотрудника как инструмент КЭДО
Для перевода кадрового документооборота в электронный вид внедрили 1С:Кабинет сотрудника — облачный сервис, встроенный в систему 1С. Он позволяет сотрудникам подписывать заявления, получать приказы и расчётные листки прямо с рабочего компьютера или смартфона, а кадровикам — избавиться от бумажных маршрутов согласования.
Трудности внедрения
1. Конфликт документов при старте
Клиент находился на тестовом доступе — знакомился с системой, не торопился с покупкой. Без своевременного продления тестовый кабинет удаляется через 2 месяца, и когда лицензия наконец была приобретена, выяснилось, что доступ уже удалён. После восстановления возник конфликт: у части сотрудников старые согласия на кадровый ЭДО задвоились — они не могли создать электронную подпись заново.
Задвоенные документы специалисты ПРОФКЕЙС удаляли вручную в облаке. Это потребовало времени, но проблема была полностью решена.
Вывод для тех, кто только планирует внедрение: не затягивайте с переходом от тестового доступа к рабочему — чем раньше, тем чище старт.
2. Работа с сотрудниками. От «не буду» до «уже всё умею»
Не все сотрудники были готовы работать со смартфона. У кого-то его просто не было — таким настроили доступ с рабочего компьютера. Один сотрудник полностью отказался от электронного формата — его оставили на бумажном документообороте. Это нормальная практика, система допускает смешанный формат.
Бухгалтер опасался, что разобраться в личном кабинете сотрудника будет сложно. После обучения от ПРОФКЕЙС страхи ушли — система оказалась простой и логичной. Сейчас работает уверенно и без подсказок.
Лайфхак по подключению сотрудников: организация приглашала каждого сотрудника лично, прямо в присутствии специалиста по внедрению ПРОФКЕЙС, подписать согласие и войти в личный кабинет. Если возникали трудности, их решали на месте. Это позволило закрыть все вопросы сразу и избежать хаоса, связанного с повторными обращениями.
Результаты
| Показатель | До внедрения | После внедрения |
| Уведомления об отпуске | Вручную, по памяти | Автоматически за 2 недели |
| Заявления и приказы | Бумажный маршрут | Электронные через Кабинет сотрудника |
| Расчётные листки | Распечатка / раздача | Публикация одним действием |
| Нагрузка на кадровиков | 2 специалиста на 60+ чел. | Рутина автоматизирована |
Что клиент сделал сам
Уже в процессе работы сотрудники организации самостоятельно — без участия специалистов ПРОФКЕЙС — создали в кабинете сотрудника собственную форму заявления на материальную помощь через встроенный конструктор. Воспользовались инструкцией на сайте ИТС: открыли, прошли по шагам, получили готовый документ. Это показательный момент — система достаточно понятна, чтобы клиент развивал её самостоятельно.
Внедрение заняло месяц: организация бюджетная, и примерно столько же времени заняла процедура закупки. Сейчас организация работает в кадровом ЭДО в штатном режиме и практически не обращается за поддержкой — система работает стабильно.
FAQ: частые вопросы о внедрении КЭДО в бюджетной организации
Если вовремя не продлить доступ к сервису, сколько времени данные будут храниться?
Данные о личных кабинетах сотрудников при своевременном продлении хранятся неограниченное время. Если абонент прервёт использование сервиса более чем на 2 месяца, данные о личных кабинетах будут удалены. Восстановить их можно с помощью повторной загрузки из программы 1С.
Могут ли сотрудники работать только с компьютера, без смартфона?
Да. 1С:Кабинет сотрудника доступен через браузер на любом устройстве. Если у сотрудника нет смартфона — достаточно рабочего компьютера.
Что делать, если часть сотрудников отказывается переходить на электронный документооборот?
Оставить на бумаге. КЭДО не требует стопроцентного охвата — допустим смешанный формат. Один отказ не ломает систему для всех остальных.
Как обучить сотрудников, которые плохо разбираются в технологиях?
Индивидуально и без спешки. Эффективный подход из этого кейса — работа с каждым сотрудником лично. Параллельно используйте встроенные инструкции в системе — они написаны пошагово и не требуют дополнительных пояснений.
Можно ли в кабинете сотрудника создавать собственные формы заявлений?
Да, через встроенный конструктор. Клиент в этом кейсе самостоятельно создал форму заявления на материальную помощь — без помощи подрядчика, только по инструкции.
Хотите так же?
Внедрим 1С:Кабинет сотрудника под ваши процессы — с обучением сотрудников и сопровождением на старте. Работаем и с государственными и с коммерческими учреждениями. Свяжитесь с нами, и мы разберём вашу задачу.
По всем вопросам: +7 (8142) 55-55-05 | Max | zakaz@pcs.ru
Канал в MAX для государственных учреждений
