О клиенте и задаче
Гостиница «Актобе» в Казахстане столкнулась с необходимостью модернизации устаревшей IT-инфраструктуры. Основная проблема заключалась в полной изоляции систем: работа с клиентами велась в Битрикс24, а учёт и управление номерами — в устаревшей версии 1С:Отель. Это создавало риски безопасности, так как служба бронирования работала на аутсорсе, и не было безопасного способа предоставить ей доступ к данным.
Было
- Две независимые системы (Битрикс24 и 1С:Отель) без обмена данными.
- Работа на морально устаревшей версии 1С, которую отказывались обновлять другие подрядчики.
- Риск утечки данных и сложности контроля из-за необходимости предоставлять аутсорсерам доступ к учётной системе.
- Ручной перевод данных между системами, ошибки и потеря времени при обработке индивидуальных броней, которых у данного отеля большинство.
Наша цель состояла в комплексной модернизации - обновлении 1С:Отель, создании безопасного канала для работы аутсорс-службы бронирования через интеграцию с Битрикс24 и обеспечении бесшовного обмена данными.
Задачи
- Обновить устаревшую платформу 1С:Отель до актуальной версии с сохранением всех исторической данных.
- Разработать и внедрить надежную двустороннюю интеграцию между 1С:Отель и Битрикс24.
- Автоматизировать процесс создания и обсуждения индивидуальных бронирований, инициируемых по телефону.
Что сделали сотрудники ПРОФКЕЙС
- Провели глубокий аудит существующих систем и данных. Составили поэтапный план, где ключевым и самым трудозатратным этапом было именно обновление базы 1С с большим объемом накопленной информации.
- Выполнили успешное обновление 1С:Отель с устаревшей версии до современной. Работа заняла около года из-за огромного массива исторических данных, требующих проверки и корректного переноса.
- Настроили двусторонний обмен данными между 1С:Отель и Битрикс24. В Битрикс24 автоматически создаются карточки брони, которые видны аутсорс-менеджерам. При изменении статуса или данных брони в Битрикс, информация автоматически обновляется в 1С.
- Создали в защищенную среду для работы аутсорс-персонала. Удаленные сотрудники работают только с интерфейсом CRM, не имея доступа к финансовой и учетной системе отеля, что полностью исключило риски.
- Настроили процессы для удобной работы с телефонными бронированиями: быстрый поиск номеров, расчет стоимости, создание заявок и отслеживание коммуникации с клиентом — всё в одной карточке сделки, связанной с 1С.
Стало
- Повышена безопасность: У аутсорс-службы бронирования теперь нет доступа к ядру учета (1С), только к интерфейсу задач в Битрикс24.
- Ликвидировали информационную разобщённость: Данные о бронях, клиентах и номерах синхронизируются между системами в реальном времени.
- Ускорена обработка сложных заказов: Индивидуальные брони, обсуждаемые по телефону, теперь оформляются быстро и без ошибок благодаря единой карточке клиента.
- Сохранена полная история: Гостиница получила обновленную, работоспособную систему 1С:Отель со всей исторической аналитикой и данными.
- Появилась основа для развития: Современная и связанная ИТ-архитектура позволяет легко подключать дополнительные сервисы и модули.
Планы
Клиент высоко оценил нашу настойчивость и компетенцию в решении сложной задачи. В планах гостиницы — долгосрочное сотрудничество по технической поддержке и дальнейшему развитию системы. Мы продолжаем работу с «Актобе».
