Ведомство прояснило некоторые вопросы применения работодателями кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Как оформить согласие работника на КЭДО при взаимодействии с работодателем?
Работодатель самостоятельно принимает решение о переходе на КЭДО и вводит его локальным нормативным актом (ч. 1, 2 ст. 22.2 ТК РФ). Порядок введения КЭДО, а также перечень документов, в отношении которых применяется КЭДО, утверждается локальным нормативным актом работодателя (например, Положением о КЭДО).
Для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде необходимо получить письменное согласие работников (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Исключение составляют сотрудники, принятые на работу после 31 декабря 2021 года, которые не имели трудового стажа на эту дату. У таких работников согласие на кадровый электронный документооборот получать не требуется.
Минтруд России пояснил следующее. Согласно п. 28 ГОСТ Р 7.0.8-2025, письменный документ — это документ, информация которого зафиксирована знаками письменности. Для трудовых отношений письменный документ признается равнозначным бумажному носителю (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ). По мнению ведомства, согласие работника на КЭДО при взаимодействии с работодателем необходимо оформлять в письменном (бумажном) виде.
Отметим, что электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Таким образом, согласие работника может быть оформлено бумажным документом, подписанным его собственноручной подписью, или электронным документом, подписанным УКЭП.
Важно учесть, что если работники не выразили согласие на переход на КЭДО или отказались от перехода, то работодатель продолжает вести кадровые документы таких работников в бумажном виде (ч. 4, 5 ст. 22.2 ТК РФ).
Может ли работник оформлять бумажные заявления после перехода на КЭДО?
Если работник и работодатель перешли на кадровый электронный документооборот, то обмен документами между сторонами ведется посредством информационной системы, применяемой для КЭДО (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).
Сотрудник, который ведет с работодателем КЭДО, вправе направлять ему заявления, уведомления и сообщения, предусмотренные трудовым законодательством, с использованием информационной системы работодателя, например 1С:Кабинет сотрудника.
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может направить одним из следующих способов (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ):
- в письменной форме;
- в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу его электронной почты;
- через Единую цифровую платформу «Работа в России».
Таким образом, после перехода на КЭДО сотруднику не запрещается направлять работодателю заявления в бумажном виде в отдельных случаях, предусмотренных законодательством. Например, в отношении заявления о выдаче документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), трудовым законодательством предусмотрено право работника выбрать форму его подачи – письменную или электронную.
