С 1 октября 2025 года все организации и индивидуальные предприниматели переходят на новый порядок обмена электронными счетами-фактурами и другими электронными документами (ЭДО). Эти изменения подготовлены Минфином и направлены на упрощение документооборота, сокращение трудозатрат и ускорение подтверждения операций.
Основные нововведения
Новые правила распространяются на всех участников ЭДО, независимо от масштаба бизнеса.
Главное изменение — внедрение универсальных сообщений, которые заменяют привычные извещения о получении и уведомления об уточнении счетов-фактур.
Что важно знать про универсальные сообщения
- Не требуют УКЭП — подписывать квалифицированной электронной подписью больше не нужно.
- Быстрый обмен — сообщения формируются и передаются мгновенно через оператора ЭДО.
- Простота учета — нет необходимости подтверждать дату и время отправки и получения.
- Универсальность — применяются к счетам-фактурам, корректировочным документам, УПД и даже к неформализованным электронным документам.
Коды универсальных сообщений
Для упрощения классификации введен специальный справочник кодов:
- 1999 — извещение о получении документа
- 2999 — уведомление о необходимости уточнения
- 3999 — отказ в подписи
- 4002 — запрос дополнительной информации
Как подготовиться бизнесу
ФНС рекомендует не откладывать подготовку:
- Обучите сотрудников — бухгалтеры и делопроизводители должны понимать, как формировать и отправлять универсальные сообщения.
- Проверьте внутренние регламенты — внесите изменения в инструкции по документообороту и взаимодействию с контрагентами.
- Согласуйте порядок с контрагентами — заключите соглашения о порядке обмена универсальными сообщениями, определите ответственных лиц и установите дополнительные правила по кодам причин направления сообщений.
- Тестируйте обмен — желательно заранее проверить работу новых функций ЭДО, чтобы избежать сбоев с 1 октября.
Почему это важно
Для бухгалтеров и руководителей новый порядок означает:
- меньше бумажной и рутинной работы;
- снижение рисков ошибок при обмене документами;
- ускорение налогового и управленческого учета;
- прозрачность взаимодействия с контрагентами.
Таким образом, переход на универсальные сообщения в ЭДО позволит компаниям экономить время и снижать операционные затраты, сохраняя юридическую значимость документооборота.
Для перехода на электронный документооборот мы рекомендуем попробовать сервис Доки — современный оператор ЭДО на базе 1С. Главное преимущество сервиса в том, что он дает возможность обмениваться документами даже когда нет доступа к компьютеру (во время командировок или из дома). Все документы попадают в облако, и доступ к ним открыт как из базы 1С, так и из браузера мобильного устройства.
Статьи по теме:
«С 1 января 2026 года переход на УПД станет обязательным» — о полном отказе от накладных и актов, переходе только на УПД в ЭДО.
«Что изменилось с января 2025 года в формате счета-фактуры (УПД)» — обзор перехода с формата 5.01 к 5.02/5.03 и связанные изменения.
«Статусы полученных и выставленных счетов-фактур в 1С: как видеть ошибки и контролировать документооборот» — о визуализации статусов счетов-фактур в 1С и мониторинге ошибок.
