С 1 сентября 2026 года оформление перевозочных документов в электронной форме становится обязательным для всех участников логистического процесса — перевозчиков, грузоотправителей, грузополучателей и экспедиторов. Соответствующие изменения в действующее законодательство внесены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
Бумажные накладные уходят в прошлое, а компании, не успевшие подготовиться, рискуют столкнуться с серьёзными штрафами и остановкой деятельности.
В этой статье разберем законодательную базу, ключевые сроки и конкретные шаги, которые необходимо предпринять уже сейчас.
Кого затронет обязательный переход
Переход на ЭПД касается без исключения всех участников грузоперевозок:
- Автомобильные, железнодорожные и авиаперевозчики — электронные накладные во всех видах транспорта передаются в ГИС ЭПД;
- Грузоотправители и грузополучатели — обязаны формировать и подписывать ЭПД на каждом этапе движения груза;
- Экспедиторские компании — с 1 сентября 2026 года становятся обязательными участниками ЭТрН; все экспедиторские документы (поручения экспедитору, экспедиторские расписки, складские расписки) должны оформляться в электронном формате.
Исключения возможны только для отдельных категорий грузов, которые Минтранс определит отдельно, однако их доля в общем объёме перевозок будет минимальной.
Какие сроки перехода на электронные перевозочные документы
| Дата | Что меняется |
| С 1 марта 2026 | Запуск Реестра экспедиторов на платформе «ГосЛог» — начало регистрации |
| До 1 мая 2026 | Крайний срок подачи уведомления для действующих экспедиторов (60 дней) |
| С 1 сентября 2026 | Обязательное оформление всех перевозочных документов в электронном виде через ГИС ЭПД |
| С 2027 | Аналогичные требования по регистрации в реестре распространяются на перевозчиков |
Важно понимать: переноса сроков для всех участников перевозок не ожидается. Минтранс может добавить исключение только для отдельных категорий грузов.
Какие документы переходят в электронный формат
С 1 сентября 2026 года в электронной форме оформляются:
- Транспортные накладные (ЭТрН)
- Заказы и заявки на перевозку
- Экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка)
- Путевые листы
- Заказ-наряды
- Сопроводительные ведомости
- Договоры фрахтования
- Железнодорожные и авиационные накладные (также передаются в ГИС ЭПД в форматах, утверждённых ФНС и Правительством РФ)
Бумажная форма будет допустима только в исключительных случаях, определенных приказами Минтранса.
ГИС ЭПД и платформа «ГосЛог»
ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов) — центральный элемент реформы. НЦТЛП «ГосЛог» — Национальная цифровая транспортно-логистическая платформа, на базе которой функционируют ГИС ЭПД и реестр экспедиторов. Это единая платформа взаимодействия всех участников перевозки грузов. С 1 марта 2026 года на ней начинает работать официальный Реестр экспедиторов.
Обмен ЭПД осуществляется через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД, которые обеспечивают техническую передачу документов в ГИС ЭПД.
Для подписания ЭПД допускаются два вида электронных подписей:
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП/КЭП) — обеспечивает полную юридическую значимость документа. Является обязательной для руководителей организаций и ИП.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — допускается, если сертификат ключа создан и используется в инфраструктуре Портала госуслуг.
- Простая электронная подпись — допускается только для физических лиц — грузополучателей, получивших ключ при личной явке через Портал госуслуг.
Если документы подписывает сотрудник от имени компании, ему потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) в формате XML, подписанная КЭП руководителя.
Как перейти на электронные перевозочные документы: пошаговый план
Чтобы перейти на использование электронных перевозочных документов, компаниям необходимо сделать следующее:
- Получить сертификат электронной квалифицированной электронной подписи на руководителя (ИП) или сертификат квалифицированной электронной подписи.
- Оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников.
- Подключиться к одному из аккредитованных операторов, который предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ИС ЭПД. Например, на 1С-ЭПД от Калуги Астрал. Сервис получил аккредитацию одним из первых, а также поддерживает бесплатную работу с ЭТрН и ЭПЛ.
- Предоставить доступ к сервису для сотрудников компании или работников ИП с МЧД и назначить администратора. При необходимости можно дать доступ водителям.
Законодательная база — возможен ли перенос сроков?
Переход на электронные перевозочные документы — результат поэтапной цифровизации транспортной отрасли, начавшейся в 2021 году. Все эти годы Правительство подготавливало нормативную базу и информационные системы для плавного перехода к обязательному использованию электронных перевозочных документов. Система настроена и готова к изменениям — поэтому сейчас самое время к ней подключаться.
Мы готовы вам помочь провести первичный анализ вашей базы и проконсультировать по оптимальным решениям по внедрению электронных перевозочных документов в ваш рабочий процесс.
Штрафы за отказ работы с электронными перевозочными документами
Законодательство предусматривает серьезную ответственность за несоблюдение требований об ЭПД.
Штрафы за отсутствие ЭПД при перевозке:
| Субъект | Штраф |
| Водитель | 1 500 руб. и возможное лишение прав |
| Должностные лица | от 20 000 до 50 000 руб. |
| Юридические лица | от 100 000 до 450 000 руб. |
| Повторное нарушение | Увеличение штрафа в 2 раза |
| Систематические нарушения | Приостановление деятельности до 90 суток |
Согласно изменениям в КоАП РФ (ФЗ № 281-ФЗ), для экспедиторов вводятся оборотные штрафы:
- Для граждан — до 10 000 руб.
- Для ИП и должностных лиц — до 3% от выручки
- Для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.
- За отсутствие записи в реестре ГосЛог:
- для ИП — от 3 000 до 5 000 руб.;
- для юрлиц — от 100 000 до 300 000 руб.
