Установленная форма транспортной накладной предусматривает указание развернутых сведений о водителе: не только его Ф. И. О., но и ИНН, данных водительского удостоверения, а также контактного номера телефона.
Именно эти данные, как отметил Арбитражный суд Волго-Вятского округа в Постановлении от 27.01.2026 № Ф01-5022/2025 по делу № А17-4065/2024, позволяют при возникновении сомнений подтвердить реальность перевозки.
Наличие в документе персональных данных водителей дает возможность при необходимости однозначно идентифицировать конкретное лицо и допросить его об обстоятельствах транспортировки груза. Это может понадобиться, когда перевозчик – организация или индивидуальный предприниматель – отрицает сам факт доставки груза либо когда в документах есть ошибки и неточности, которые ставят под вопрос реальность хозяйственной операции.
Если же в транспортной накладной указаны только Ф. И. О. водителей без дополнительных идентифицирующих реквизитов, подтвердить фактическое исполнение договора перевозки не удастся, и у ФНС появится законное основание отказать налогоплательщику в признании расходов на транспортировку и в вычетах по НДС по такой перевозке.
С 1 сентября бизнесу важно учитывать еще один момент: переход на электронные перевозочные документы. Электронная транспортная накладная и электронный путевой лист позволяют не только быстрее оформлять перевозки и снижать ошибки при заполнении, но и проще подтверждать реальность операций при налоговых проверках.
Чтобы безболезненно перейти к обязательному электронному формату и не держать параллельно бумагу и «ручной» документооборот, имеет смысл заранее настроить специализированный сервис для работы с ЭПД. Решения уровня ЭПД помогают выпускать электронные транспортные накладные и путевые листы прямо из 1С, автоматически подтягивать все данные по водителям и транспортным средствам и хранить документы в электронном архиве с юридической значимостью.
