Электронная транспортная накладная (ЭТрН) оформляется по титульным разделам — отдельным блокам, которые последовательно заполняют участники перевозки. Всего в ЭТрН предусмотрено 9 титулов, из которых 4 обязательных, а остальные заполняются при возникновении соответствующих обстоятельств.
Перед тем как заполнять титулы в электронной транспортной накладной (ЭТрН), пользователю нужно сначала понять, где именно создаётся документ. Независимо от выбранной конфигурации 1С, Электронные перевозочные документы (ЭПД) обычно находятся в разделе «Продажи»
Основные титулы и их назначение
Титул 1 (грузоотправитель, «данные грузоотправителя» / «погрузка»)
Этот титул создается и подписывается грузоотправителем. В нем отражаются:
- данные о сторонах перевозки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель);
- условия договора (номер, дата, вид перевозки);
- сведения о грузе, транспортном средстве и водителе;
- место погрузки, маршрут, вес, упаковка, сопроводительные документы.
Без заполненного и подписанного Титула 1 перевозка в системе ЭТрН не может быть продолжена.
Титул 2 (перевозчик, «получение груза»)
После подписания Титула 1 перевозчик оформляет Титул 2. В нем фиксируется факт приемки груза и его состояние на момент погрузки:
- подтверждается факт получения груза от грузоотправителя;
- указываются замечания по внешнему виду, упаковке и т.п. (если есть).
Титул подписывается ЭП перевозчика и передается в ГИС ЭПД.
Так же на этом этапе, после подписания, формируется QR код для сотрудников ГИБДД, который можно получить в 1С (в разделе электронных перевозочных документов), по электронной почте или в бесплатном мобильном приложении 1С-ЭПД, где водитель сразу видит актуальный код для проверки на дороге. При этом QR код — не просто картинка, а набор динамически сменяющихся кодов.
Титул 3 (грузополучатель, «приемка груза»)
После прибытия на место выгрузки грузополучатель заполняет Титул 3. В нём отражается:
- факт и время приемки груза;
- состояние товара при выгрузке (наличие или отсутствие повреждений, расхождений по количеству и т.д.)
Если груз получен с замечаниями, это фиксируется именно здесь, что может стать основанием для претензий.
Титул 4 (перевозчик, «выдача груза»)
Перевозчик подписывает Титул 4 после выдачи груза грузополучателю. В нем подтверждается:
- окончание этапа перевозки;
- факт передачи груза по результатам приемки.
После подписания Титула 4 перевозка в ЭТрН считается завершенной.
Дополнительные (опциональные) титулы
Остальные титулы (5–9) заполняются только при необходимости, в зависимости от сценария перевозки. К ним относятся, например:
- Титулы 5 и 6 — для отражения финансовых сведений или стоимости перевозки;
- Титул 7 — переадресация груза (смена получателя или адреса выгрузки);
- Титул 8 — смена водителя или транспортного средства (эстафета);
- Титул 9 — иные дополнительные условия, согласованные сторонами.
Каждый дополнительный титул подписывается тем участником, на которого возлагаются соответствующие обязанности (обычно грузоотправитель или перевозчик).
Порядок заполнения титулов в типовой схеме
В стандартной схеме «грузоотправитель — перевозчик — грузополучатель» процессы выглядят так:
- Грузоотправитель создает ЭТрН и заполняет Титул 1.
- Перевозчик принимает накладную, подписывает Титул 2 при получении груза.
- Грузополучатель по прибытии оформляет Титул 3 при приемке.
- Перевозчик завершает перевозку подписанием Титула 4.
Все титулы подписываются усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) или соответствующим видом ЭП, предусмотренным законодательством о документообороте.
