С 1 сентября 2026 года все участники грузоперевозок — отправители, перевозчики и получатели — обязаны работать с электронными перевозочными документами (ЭПД). Порядок перехода зависит от роли компании в процессе. Разберем каждый сценарий подробно.
Сценарий 1. Грузоотправитель: создаете документ в 1С
Грузоотправитель формирует электронную транспортную накладную (ЭТрН) и электронную заказ-заявку (ЭЗЗ) прямо в своей учетной системе. Типовой функционал 1С уже готов к работе с ЭПД — дополнительных доработок не потребуется.
Что нужно знать перед формированием ЭТрН. Система потребует полные данные перевозчика: госномер, марку и модель транспортного средства, наличие прицепа, а также ФИО водителя и номер его водительского удостоверения. Без этих реквизитов накладную создать не получится — они обязательны для электронной транспортной накладной.
Кто подписывает документы
Со стороны отправителя документы подписывает:
-
руководитель организации — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
-
уполномоченный сотрудник (логист, менеджер) — собственной КЭП плюс машиночитаемая доверенность (МЧД).
КЭП для сотрудника выпускается в удостоверяющем центре (например, «Профкейс»). МЧД оформляется непосредственно в 1С.
Что нужно сделать
Достаточно подключить сервис 1С-ЭДО — всё остальное уже встроено в программу. Далее:
-
Настройте права и роли в 1С для сотрудников, которые будут работать с ЭПД.
-
Выпустите КЭП на каждого уполномоченного сотрудника.
-
Оформите МЧД в 1С.
На что обратить внимание
-
Несколько точек разгрузки: на каждую точку нужна отдельная ЭТрН. Заранее продумайте маршрут и рассчитайте количество документов.
-
Актуальность данных перевозчика: если водитель или машина изменились, внесите правки в 1С до формирования накладной — после создания документа изменить реквизиты не получится.
Сценарий 2. Перевозчик: вы в центре процесса
Перевозчик получает ЭТрН от отправителя через 1С-ЭДО, подтверждает прием груза и фиксирует факт перевозки. Все документы хранятся и обрабатываются в 1С.
Кто подписывает документы
-
Руководитель перевозчика — своей КЭП.
-
Диспетчеры и логисты — КЭП физического лица плюс МЧД, оформленная в 1С.
Как водитель подписывает документы
Водитель подтверждает погрузку и прибытие на разгрузку (соответствующие титулы) одним из двух способов:
-
Самостоятельно — с ноутбука при наличии интернета, собственной электронной подписи и МЧД. Если водитель — ИП, МЧД не требуется.
-
Дистанционно — водитель сообщает по телефону ответственному сотруднику (диспетчеру или кладовщику) о завершении погрузки или разгрузки, а тот оформляет всё от имени компании.
QR-код для проверки ГИБДД
У водителя обязательно должно быть мобильное устройство для предъявления QR-кода инспекторам. Получить QR-код можно несколькими способами:
-
при формировании первого титула ЭТрН — отправить на e-mail водителя;
-
скачать из 1С и переслать в мессенджере;
-
использовать бесплатное приложение 1С-ЭПД, где все перевозки и QR-коды собраны в одном месте.
Если в пути нет интернета, водитель не может подписать документы до восстановления связи, однако QR-код необходимо заранее сохранить на устройстве. Кроме того, сотрудники ГИБДД вправе самостоятельно найти информацию о машине по госномеру в системе ГИС ЭПД.
Маршруты с несколькими точками разгрузки
На каждую точку разгрузки формируется отдельная ЭТрН и отдельный QR-код. Водитель должен иметь при себе все накладные и все коды. Приложение 1С-ЭПД упрощает управление большим количеством документов — все данные доступны в одном интерфейсе.
Сценарий 3. Грузополучатель: завершаете документ
Грузополучатель получает ЭТрН от перевозчика через 1С-ЭДО и подписывает подтверждение получения груза (титул 3) непосредственно в момент приемки. Без этой подписи перевозчик не может закрыть перевозку завершающим титулом 4 — документ юридически остается открытым.
Кто подписывает документы
-
Руководитель получателя — своей электронной подписью.
-
Уполномоченный сотрудник (кладовщик, сотрудник склада) — КЭП плюс МЧД, оформленная в 1С.
Ночные разгрузки и отсутствие интернета
Это главная сложность для грузополучателя. Если машина прибыла ночью или на складе нет устойчивого интернета, необходимо заранее предусмотреть один из вариантов:
-
уполномоченный сотрудник с КЭП и МЧД дежурит или доступен дистанционно;
-
есть возможность связаться с диспетчером, который подпишет документ удаленно от имени компании.
Без доступа к системе в момент приемки подписать ЭТрН не получится.
Сравнение сценариев по ролям
| Роль | Задача в процессе | Ключевые действия для перехода |
| Грузоотправитель | Запускает процесс: создает ЭТрН, подписывает первым, отправляет перевозчику |
Внести данные перевозчика в 1С, подключить 1С-ЭДО, выпустить КЭП, оформить МЧД
|
| Перевозчик | Управляет движением груза от отправителя до получателя |
Решить вопрос с подписанием документов водителем: самостоятельно или через диспетчера
|
| Грузополучатель | Завершает документ: подписывает титул 3, после чего перевозчик закрывает перевозку | Обеспечить доступ уполномоченного сотрудника к 1С в любое время суток |
Что сделать уже сейчас
В типовом функционале 1С все необходимое для работы с электронными перевозочными документами уже встроено. До 1 сентября 2026 года остается:
-
Подключить сервис 1С-ЭДО.
-
Получить электронные подписи для руководителя и уполномоченных сотрудников.
-
Оформить МЧД в 1С на всех, кто будет подписывать документы.
-
Провести тестовые перевозки, чтобы к дедлайну система работала без сбоев.
Наши контакты
Телефон: +7 (8142) 55-55-05
Почта: zakaz@pcs.ru
