Работодатель обязан ежемесячно извещать каждого сотрудника о составе и размере начисленной зарплаты в письменной форме — для этого используется расчетный листок. Разберем, что должно быть в этом документе, как его правильно выдавать и можно ли перевести процесс в электронный вид без нарушения закона.
Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:
- о составных частях заработной платы, причитающейся за соответствующий период;
- о размерах иных начисленных сумм, в том числе компенсации за нарушение сроков выплаты зарплаты, отпускных, выплат при увольнении и других причитающихся выплат;
- о размерах и основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Все эти сведения приводятся в расчетном листке, форма которого утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
Порядок выдачи: что решает работодатель самостоятельно
Трудовое законодательство не устанавливает единый порядок выдачи расчетных листков — в том числе при перечислении зарплаты на банковскую карту. Работодатель определяет способ извещения работников самостоятельно и закрепляет его в локальном нормативном акте либо в трудовом или коллективном договоре (письма Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, Роструда от 07.09.2021 № ПГ/25490-6-1, от 04.03.2021 № ПГ/03474-6-1).
При этом работодатель не может обязать работников лично являться за расчетным листком при каждой выплате зарплаты — закон такой обязанности не предусматривает.
Можно ли направлять расчетные листки в электронном виде
Если работники не могут получать листки лично, работодатель может утвердить порядок электронной рассылки — например, на электронную почту. Такой способ не противоречит действующему законодательству, что подтверждается судебной практикой:
- определения Шестого КСОЮ от 15.05.2025 № 88-6614/2025 и от 04.08.2022 по делу № 88-16418/2022;
- апелляционные определения Московского городского суда от 21.04.2026 № 33-15095/2026;
- Новгородского областного суда от 13.08.2025 по делу № 33-1165/2025;
- Верховного Суда Республики Крым от 12.03.2025 № 33-2214/2025;
- Верховного Суда Республики Башкортостан от 04.02.2025 № 33-1016/2025.
Автоматизация рассылки расчетных листков
Автоматическую рассылку расчетных листков сотрудникам можно настроить в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3). Это избавляет бухгалтерию от ручной подготовки и отправки документов каждому сотруднику.
Если у работодателя введен кадровый электронный документооборот (КЭДО) и расчетные листки включены в перечень документов, в отношении которых применяется КЭДО, их можно рассылать через информационную систему КЭДО (письмо Минтруда России от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296).
Что дает переход на КЭДО
Ниже — ключевые отличия традиционного бумажного документооборота от электронного с расчетными листками.
| Параметр | Бумажный документооборот | КЭДО |
|---|---|---|
| Способ выдачи | Личная подпись или бумажная копия | Электронная система, доступ через личный кабинет |
| Скорость извещения | Зависит от графика личных встреч | Мгновенно, без привязки к присутствию сотрудника |
| Риски споров | Выше — нет фиксации факта получения | Ниже — система фиксирует дату и факт доставки |
| Трудозатраты бухгалтерии | Печать, раздача, хранение копий | Автоматическая рассылка из программы |
Хотите избавить бухгалтерию от ручной раздачи расчетных листков и других кадровых документов? Сервис «1С:Кабинет сотрудника» позволяет подключить кадровый электронный документооборот и автоматически направлять сотрудникам расчетные листки, справки и приказы напрямую в личный кабинет — без бумаги, очередей и риска утери документов.
Источник: its.1c.ru
