Компания взяла в аренду автомобиль у собственного сотрудника — а он же его и водит. Казалось бы, обычная бытовая ситуация, но именно она чаще всего вызывает споры с налоговой: кто должен оформлять путевой лист и получится ли учесть расходы на ГСМ, если документ составил не работодатель, а сам работник-арендодатель? Разберемся, как действовать, чтобы не потерять налоговые вычеты.
Кто оформляет путевой лист
По общему правилу, закрепленному в ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (Устав автомобильного транспорта, УАТ РФ), если автомобиль передается в аренду с экипажем, путевой лист оформляет арендодатель. Аналогичную норму содержит п. 10 порядка оформления и формирования путевого листа, утвержденного приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее — Порядок).
Таким образом, если работник организации выступает арендодателем собственного автомобиля, именно он обязан оформлять путевой лист.
Можно ли учесть расходы по такому путевому листу
Налоговое законодательство не ограничивает право организации использовать путевые листы, составленные арендодателями — физическими лицами, в качестве первичных учетных документов. Для целей налога на прибыль расходы арендатора (например, на ГСМ) должны отвечать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ: быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.
Путевой лист — это основной документ, который подтверждает реальность поездки, маршрут и производственный характер использования автомобиля. Поясним главное правило: если в путевом листе отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные Порядком, организация-арендатор вправе учесть связанные с ним расходы.
В каком формате оформлять документ
Согласно п. 9 Порядка, путевой лист можно формировать как на бумажном носителе, так и в виде электронного путевого листа (ЭПЛ).
Это правило сохранится и после 01.09.2026, когда начнется переход на электронные перевозочные документы — организации по-прежнему смогут выбирать между бумажным и электронным форматом.
Кратко: что важно запомнить
- Путевой лист при аренде авто с экипажем оформляет работник-арендодатель, а не организация-арендатор.
- Расходы арендатора на ГСМ и связанные с эксплуатацией затраты учитываются в налоге на прибыль, если путевой лист содержит все обязательные реквизиты по Порядку.
- Документ можно оформить на бумаге или в электронном виде (ЭПЛ) — переход на электронные перевозочные документы с 01.09.2026 это правило не меняет.
Чтобы не разбираться с реквизитами вручную и не переживать за переход на электронные перевозочные документы, удобно перевести оформление путевых листов в цифровой формат заранее. Сервис 1С-ЭПД помогает формировать электронные путевые листы прямо в учетной системе 1С, автоматически заполняет обязательные реквизиты и готовит компанию к обязательному переходу на электронный документооборот в сфере перевозок.
