Министерство транспорта РФ подготовило и опубликовало Регламент действий при нештатных ситуациях при оформлении и предъявлении электронных перевозочных документов (версия 1.0). Документ определяет, что делать операторам информационных систем, грузоотправителям, складам и водителям, если в момент оформления электронных перевозочных документов пропал интернет.
Разберем, какие шаги предусмотрены для каждого участника процесса и как правильно зафиксировать нештатную ситуацию, чтобы у контролирующих органов не возникло вопросов.
Если оператор информационной системы электронных перевозочных документов получает от клиента сообщение о невозможности оформить документ из-за отсутствия интернета, он должен выполнить четыре последовательных действия:
- зафиксировать сам факт отсутствия связи — на основании обращения клиента, в том числе по его заявке;
- убедиться, что ситуация подпадает под исключение, предусмотренное приказом Минтранса РФ, — то есть действительно связана с отсутствием доступа к интернету и допускает оформление бумажной накладной;
- разъяснить клиенту порядок действий: в текущей ситуации можно оформить перевозочный документ на бумаге, но после восстановления связи все последующие документы нужно вести в электронном виде;
- после восстановления соединения обеспечить передачу в ГИС ЭПД всех накопленных за это время бумажных документов клиента.
Порядок действий участника перевозки без интернета
Если связь пропала в месте погрузки, на складе или в пути, участнику процесса перевозки — грузоотправителю, перевозчику или складу — нужно действовать по следующей схеме:
- Зафиксировать факт отсутствия связи актом — с указанием даты, времени и точного места (адрес склада, километр трассы, название точки погрузки), перечнем присутствующих лиц (ФИО и должности), описанием проблемы (не открывается сайт, не отправляется документ, нет мобильного сигнала) и предпринятыми попытками восстановить связь.
- Оформить бумажный перевозочный документ со всеми обязательными реквизитами: сведениями об участниках, грузе и маршруте.
- Обеспечить подписание документа всеми сторонами — собственноручными подписями и печатями при их наличии.
- Вернуться к электронному документообороту и оформлению ЭПД в общем порядке, как только техническая возможность восстановится.
Как оформить акт об отсутствии связи
В министерстве уточнили, что акт об отсутствии связи подписывают несколько сторон — например, водитель, представитель склада и грузоотправитель. Если кто-то из участников физически отсутствует, в акте делают отметку об этом и указывают, что контрагент был уведомлен другим способом — сообщением в мессенджере или письмом на электронную почту. Подтверждение отправки такого уведомления обязательно нужно сохранить: оно может понадобиться при проверке.
Что делать водителю при отсутствии интернета
Для водителя регламент предусматривает три обязательных шага:
- получить бумажный перевозочный документ от грузоотправителя, перевозчика или экспедитора;
- предъявлять именно бумажный документ сотрудникам МВД РФ или Ространснадзора при проверке на дороге;
- быть готовым пояснить инспектору, что документ оформлен на бумаге из-за отсутствия связи, а не в нарушение общего порядка.
Как подтвердить электронный документ при проверке на дороге
Отдельно в министерстве обратили внимание: если в момент проверки документов сотрудниками МВД или Ространснадзора нештатная ситуация уже закончилась, водитель может предъявить электронный перевозочный документ прямо из мобильного приложения 1С‑ЭПД — в виде QR-кода на экране устройства. Альтернативный вариант — показать бумажную копию со штампом электронной подписи, распечатанную заранее, перед выездом в рейс.
Регламент закрывает практический пробел, с которым сталкивались перевозчики: раньше не было единого алгоритма действий при технических сбоях, и участники рынка решали вопрос по-разному. Теперь порядок фиксации нештатной ситуации и оформления бумажных документов формализован, что снижает риски споров с контролирующими органами.
Источник: buh.ru
