Всё больше пользователей 1С внедряют КЭДО на базе сервиса 1С:Кабинет сотрудника. В этой статье мы собрали обязательные шаги и шаблоны нормативных документов, которые пригодятся вам при переходе на КЭДО.
Издать локальный акт о введении КЭДО
Если решение о введении КЭДО принято, то издаётся локальный нормативный акт (ЛНА), например, Положение или Приказ работодателя.
В Положении (Приказе) о введении КЭДО указываются:
- информационная система (системы) для ведения электронного документооборота. Могут использоваться: Единая цифровая платформа "Работа в России" и (или) информационная система работодателя;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (указывается при необходимости). Например, работодатель может указать, что доступ к информационной системе осуществляется работником по логину и паролю, который он получает при регистрации в системе;
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Этот срок работодатель определяет самостоятельно;
- сведения о дате введения электронного документооборота (не ранее дня истечения срока указанного уведомления).
ЛНА принимается работодателем с учётом мнения профсоюза (при его наличии) (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).
С Положением (Приказом) необходимо ознакомить работников под подпись.
Шаблон приказа о введении кадрового электронного документооборота
Разработать положение о КЭДО
Положение регламентирует порядок ведения электронного документооборота у работодателя (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).
Этот ЛНА может предусматривать:
- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учётом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости). Инструктаж можно провести в целях обучения сотрудников правилам работы в информационной системе, применяемой работодателем для КЭДО;
- исключительные случаи, при которых допускается оформление определённых кадровых документов на бумажном носителе (то есть случаи, когда работодатель и работники не могут использовать информационную систему для ведения КЭДО);
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Такой ЛНА принимается работодателем с учётом мнения профсоюза (при его наличии).
С Положением необходимо ознакомить работников под подпись.
Положение о кадровом электронном документообороте
Приказ об утверждении Положения о кадровом электронном документообороте
Уведомить работников о введении КЭДО
Уведомить работников необходимо в сроки, которые определены самим работодателем и установлены в ЛНА (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).
Уведомление о введении КЭДО составляется работодателем в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено.
В уведомлении должна содержаться информация:
- о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО;
- о праве работника согласиться на такое взаимодействие или отказаться от него.
В уведомление также можно включить:
- отдельную графу для выражения работником согласия или отказа;
- вопрос о наличии либо отсутствии у работника простой электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) или усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Уведомление о переходе на кадровый электронный документооборот
Для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде необходимо получить письменное согласие работников.
Согласие работника на переход на КЭДО, оформленное электронным документом, который подписан УКЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ.
Таким образом, согласие работника может быть оформлено бумажным документом, подписанным его собственноручной подписью, или электронным документом, подписанным УКЭП.
Конкретного способа для оформления согласия на переход на КЭДО (отказа от перехода) законодательством не предусмотрено. Поэтому согласие или отказ, например, на бумажном документе, работник может выразить одним из следующих способов:
- в виде отметки о согласии или отказе с подписью работника на уведомлении о введении КЭДО;
- в виде заявления работника, составленного в свободной форме.
Заявление работника о согласии на переход на кадровый электронный документооборот
Заявление работника об отказе от перехода на кадровый электронный документооборот
Если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством.
В случае отказа работника работодатель не вправе применять в отношении него КЭДО. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде. Однако работник вправе передумать и впоследствии согласиться на переход на КЭДО.
Если работник не выразил согласие на переход на КЭДО, то данный факт считается отказом от перехода. Соответственно, в отношении таких работников работодатель продолжает вести кадровые документы в бумажном виде.
Согласие на взаимодействие с работодателем посредством кадрового ЭДО не требуется получать у работников, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). В отношении этих работников КЭДО можно вести по умолчанию, если работодатель его применяет.
Работодатель не вправе увольнять работников, которые отказались переходить на кадровый ЭДО, а также работников, у которых отсутствует электронная подпись (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Указанные ограничения не распространяются на работников, принятых на работу после 31.12.2021 и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. Таких работников можно уволить в случае отказа от перехода на КЭДО.
Обеспечить сотрудников электронными подписями
Работодателю необходимо решить вопрос о получении электронных подписей для работников, которые согласились перейти на КЭДО.
Работодатель может уточнить информацию о наличии у работника электронной подписи посредством направления отдельного запроса или включив такой вопрос в уведомление о введении КЭДО.
Если у работника нет электронной подписи, расходы по её получению и использованию несёт работодатель. В ситуации, когда у работника имеется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая получена раньше, он вправе использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).
Для подписания электронных документов работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), а работники могут использовать простую электронную подпись, УКЭП или УНЭП.
Электронные подписи применяются работодателем и работниками в зависимости от используемой работодателем информационной системы для ведения кадрового ЭДО и от видов подписываемых документов. В сервисе 1С:Кабинет сотрудника подписи выпускаются на сотрудников в самом сервисе за несколько кликов.
