Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой аналог обычных доверенностей. Они позволяют представителю (физическому лицу) подписывать электронные документы от имени организации.
Как работает Машиночитаемая доверенность?
Сотрудники организации, кроме руководителя, будут подписывать служебные документы как физлица своей личной квалифицированной электронной подписью (КЭП). В квалифицированном сертификате (КЭП) наименование организации не указано — только фамилия, имя и отчество сотрудника. Чтобы предоставить электронный документ, подписанный такой электронной записью в стороннюю информационную систему, госорган или другому контрагенту, к нему будет прилагаться МЧД. С их помощью сотрудник организации сможет:
- Сдавать отчётность в государственные органы — ФНС, Социальный фонд России;
- Работать на порталах ЕГАИС, «Честный ЗНАК»;
- Участвовать в электронных торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
- Вести электронный документооборот с контрагентами;
- Подписывать договоры;
- Выполнять другие действия, как и с обычной бумажной доверенностью от руководителя организации.
Сроки внедрения Машиночитаемой доверенности
1 марта 2022 года — добровольно начали применять МЧД при обмене электронными документами. Изначально предполагалось, что сотрудники организаций и представители ИП смогут подписывать документ организации своей электронной подписью как физлица, но обязательно будут сопровождать подписание наличием машиночитаемой доверенности, которая даёт полномочия на подписание документов.
19 декабря 2022 года — Российское Правительство продлило переходный период по применению КЭП без использования МЧД до 31 августа 2023 года — Федеральный закон 536-ФЗ от 19 декабря 2022 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». Ранее планировалось, что с 1 января 2023 года применение МЧД станет обязательным. Это связано с тем, что не все организации во время переходного периода успели подготовить свои информационные системы к работе с новой формой электронной доверенности в машиночитаемом виде, а также с недостаточной готовностью государственных органов к обмену документами с использованием МЧД.
1 сентября 2023 года — новая схема работы КЭП физлица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) станет обязательной.
С 1 сентября документы можно будет подписывать:
- КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
- КЭП физлица (только с МЧД).
Переходный период и КЭП для сотрудников
В период переходного периода сотрудники будут получать и использовать сертификаты КЭП, выдаваемые аккредитованными коммерческими удостоверяющими центрами, содержащие данные о сотрудниках, а также об организациях. Однако срок действия их будет ограничен 31 августа 2023 года.
Таким образом, во время переходного периода документы можно подписывать:
- КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
- КЭП сотрудника (без МЧД);
- КЭП физлица (только с МЧД).
Порядок действий для перехода на работу с МЧД
Шаг 1. Выпустить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) физического лица на доверенное лицо.
Сделать это можно только при аккредитации удостоверяющих центров, имеющих аккредитацию Министерства цифрового развития. Список действующих УЦ можно посмотреть на сайте министерства. Сертификат записывается на ключевой носитель — токен, флешку или ПК. Пользоваться сертификатом может лишь владелец подписи, указанный в сертификате.
Компания ПРОФКЕЙС является официальным представителем УЦ Калуга Астрал, которая в свою очередь входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и обладает всеми необходимыми лицензиями для выпуска квалифицированных электронных подписей физических лиц - 1С-ЭТП, 1С-Отчетность. Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени юрлиц или ИП.
Шаг 2. Создать для доверенного лица МЧД.
Цифровой документ создается в соответствии с утверждённым форматом. В нем указываются полномочия, которыми наделяет доверенное лицо, а также МЧД заверяется электронной подписью индивидуального предпринимателя, нотариуса или руководителя организации. После этого документ сохраняется в информационной системе. Ей может быть аккредитованный УЦ, оператор ЭДО, удостоверяющий центр ФНС. После этого информация о доверенности появляется в едином реестре. С помощью КЭП физического лица сотрудник заверяет электронные документы, а при отправке прикладывает МЧД.
Можно ли создать Машиночитаемую доверенность в 1С?
Многие вендоры доработали функционал поддерживаемых ими информационных систем в сфере взаимодействия с распределенным реестром. Так, функционал МЧД уже сейчас реализован в сервисе 1С-ЭДО, где можно создавать, подписывать, направлять МЧД на регистрацию в реестр распределенного реестра, получать уведомления об изменениях с МЧД. Работа с 1С-ЭДО, а значит и с МЧД, доступна и из информационных систем 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот и прочих программ, работающих на платформе 1С:Предприятие. Рассмотрим как создать МЧД в 1С:Бухгалтерии (Возможность МЧД доступна начиная с версии БП 3.0.120). Более подробно мы разбираем эту тему в нашей статье.
