КЭДО — одна из самых горячих тем уходящего года. Введение нового законодательства и активное развитие бесплатных решений под него говорит о том, что в скором времени кадровый электронный документооборот станет не просто удобным форматом взаимодействия с сотрудниками, а обязательством. По мнению экспертов, к 2025 году на КЭДО в России перейдет 80% организаций, где количество сотрудников превышает 50 человек.
Мы опросили кадровиков, которые уже перешли на КЭДО, и выделили 5 причин, почему они не будут возвращаться на бумажный документооборот
Автоматизация кадрового документооборота
Кадровый ЭДО совершенствует процесс взаимодействия сотрудников и отдела кадров. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 22.1-22.3), почти все документы (более 160 видов) можно подписывать и отправлять в электронном виде. К ним относятся:
- приказы;
- трудовые договоры;
- служебные записки;
- локально-нормативные акты (ЛНА) и инструкции;
- документы, связанные с отсутствиями сотрудников на работе (отпуска, отгулы, больничные);
- командировочные документы;
- переводы и расчетные листки;
- и другие документы, соответствующие ТК РФ.
Нельзя предоставлять в электронном виде только акт о несчастном случае, инструктаж по охране труда и приказ об увольнении работника. При этом, при работе с дистанционными работниками, организация обязана предоставлять в бумажном виде только приказ об увольнении. Поэтому КЭДО значительно улучшит жизнь тех организаций, где в штате много работников на удаленке.
Это возможно только благодаря внедрению усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Благодаря ей весь документооборот юридически подкреплен, и сотрудники могут расписываться в документах прямо из приложения.
Быстрое получение кадровых документов
Внедрение КЭДО существенно ускоряет процесс получения сотрудниками документов от кадрового отдела, и наоборот. Сотрудник может направлять заявления на отпуск и уведомление об отсутствии. Он также может запросить необходимые справки, такие как справка 2-НДФЛ, с места работы и по использованным отпускам.
В свою очередь отдел кадров может отправить расчетный лист сотрудника ему лично в приложение, где он может ознакомиться с ним, подписать или же задать вопрос при необходимости.
У каждого сервиса это оформлено по-разному. Например, 1С:Кабинет сотрудника, у которого есть удобное мобильное приложение, выглядит так:
.png)
В 1С:Кабинете сотрудника содержится только самый необходимый функционал. Это не только значительно упрощает работу кадрового отдела, но и позволяет сотрудникам легко обучиться работе в новом приложении.
Безопасность хранения данных
Закон Российской Федерации серьезно относится к хранению персональных данных сотрудников и защите юридически значимых документов. Практически все системы КЭДО понимают это, поэтому стараются использовать для защиты современные технологии безопасности.
Например, 1С:Кабинет сотрудника использует защищенный дата центр класса Tier III: он доступен круглосуточно, защищен резервным электропитанием и работает даже во время тех. обслуживания.
Каждому сотруднику предоставлены все условия для самостоятельной защиты данных. Приложение обязывает пользователя подключить пароль, который может использовать только сам сотрудник. Вся личная информация о сотруднике, включая сведения о зарплате, доступна только ему и отделу кадров.
Мобильное приложение не собирает и не передает никакой информации: оно использует подключение к интернету, поэтому на телефоне никаких данных не остается.
Читайте также: Памятка по работе с персональными данными сотрудников в 1С:Зарплате и управлении персоналом 8
Оперативное обновление данных сотрудников
За изменениями в жизни сотрудников сложно уследить. Семейное положение, смена места жительства, пополнение в семье — все это и многое другое обязан фиксировать отдел кадров. С внедрением КЭДО сотрудники могут самостоятельно вносить изменения в личную информацию и подтвердить их с помощью сканов.
Например, через 1С:Кабинет сотрудника пользователи могут вносить изменения даже вне рабочего места, а их подтверждение не требует личного посещения кадрового отдела.
Меньше ошибок и потерь документов
При использовании КЭДО можно забыть о человеческом факторе. Сервис автоматически проверяет правильность заполнения документов, а потерять их или испортить просто невозможно, потому что они электронные. По этой же причине исчезает потребность в ведении архивов и подбору документов при подготовке отчетов.
В 1С:Кабинете сотрудника документы хранятся прямо в программах 1С и являются полными аналогами бумажных. После того как сотрудники их получат, они могут сами распоряжаться ими, поэтому отделу кадров не придется делать копии или выдавать замену.
Вы можете попробовать кадровый электронный документооборот сами, и вам за это даже не нужно платить. Компания ПРОФКЕЙС поможет вам с подключением 1С:Кабинет сотрудника. Сервис предоставляет всем желающим бесплатный доступ на 45 дней с полным функционалом:
- При первоначальной настройке 1С:Кабинет сотрудника, тестовый период будет начислен автоматически;
- Во время тестового периода можно создать неограниченное количество личных кабинетов;
- 1С:Кабинет сотрудника совместим со многими программами 1С — 1С:Предприятие 8, 1С:Бухгалтерия предприятия , 1С:ЗУП и другими
- Для работы нужен только доступ в интернет.
