Мобильное приложение 1С-ЭПД помогает участникам перевозки работать с электронными перевозочными документами со смартфона или планшета. В приложении водитель может получать и согласовывать электронные транспортные накладные и путевые листы, а также предъявлять QR-код с данными о перевозке при проверке на дороге.
Разберем, как ответственному сотруднику подключить пользователя, выбрать схему обмена, настроить электронную подпись и передать код регистрации водителю, механику или медработнику.
Что нужно для подключения
Перед началом настройки убедитесь, что в учетной системе подключен сервис 1С-ЭПД и назначен сотрудник, который будет регистрировать пользователей мобильного приложения. Для работы приложение устанавливают на смартфон или планшет, после чего пользователь вводит полученный код регистрации.
Мобильное приложение поддерживает работу с электронными транспортными накладными и электронными путевыми листами. Роли пользователя зависят от того, с какими документами он будет работать.
Действия ответственного сотрудника
Чтобы подключить водителя или другого сотрудника, выполните следующие действия в программе 1С:
-
Откройте журнал электронных перевозочных документов.
-
Нажмите «Еще» и выберите команду для работы с мобильным приложением.
- Откройте справочник «Мобильные устройства 1С-ЭПД».
- Нажмите «Подключить».
- Выберите сотрудника: водителя, механика, медработника или ответственного за показания одометра.
- Заполните данные пользователя.
Для подключения обычно указывают:
-
ФИО
-
ИНН
-
СНИЛС
-
серию и номер водительского удостоверения
-
номер телефона
Система использует реквизиты пользователя для автоматической привязки перевозочных документов. Особенно важно проверить корректность ИНН, номера телефона и ФИО: эти данные участвуют в распределении ЭПД между пользователями.
Выбор схемы обмена
При настройке необходимо определить, как мобильное приложение будет обмениваться документами с учетной системой и другими участниками перевозки.
- Обмен проектами титулов внутри организации
Проекты титулов сначала создаются в мобильном приложении, а потом передаются в учетную систему. Уже там на их основе формируются титулы для других участников документооборота. Так как обмен идет внутри организации, доверенность оформлять не нужно.
- Прямой обмен с другими участниками
Титулы создаются в мобильном приложении и сразу отправляются другим участникам документооборота. После отправки они также появляются в учетной системе.
Если используется сертификат электронной подписи, оформленный на физическое лицо, нужно заполнить данные доверенности. Исключение — медработники, для них доверенность не требуется.
При внутреннем обмене проектами титулов доверенность не требуется. Если выбран прямой обмен и используется сертификат электронной подписи физического лица, потребуется корректно оформить данные доверенности. Для медработника это требование не применяется.
Как выбрать вид подписи
В мобильном приложении доступны несколько вариантов подписания. Выбор зависит от сценария работы и от того, нужно ли отправлять документы напрямую внешним участникам перевозки.
Виды подписи:
- Простая электронная подпись
Такая подпись создается с помощью PIN-кода. Ее можно использовать только для подписания проектов титулов и их обмена внутри организации.
- УНЭП Госключ
Усиленная неквалифицированная электронная подпись оформляется в мобильном приложении Госключ. Она подходит для подписания проектов титулов во внутреннем документообороте. Чтобы получить такую подпись, нужна подтвержденная учетная запись на Госуслугах.
- УКЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись используется с сертификатом, который установлен на ключевой носитель. Это может быть Рутокен ЭЦП 3.0, USB-токен, токен с NFC или смарт-карта. УКЭП используется для подписания проектов титулов внутри организации, а также титулов, которые отправляются напрямую другим участникам документооборота. Если вы планируете подписывать именно такие титулы, дополнительно потребуется оформить и выпустить МЧД.
При выборе УНЭП приложение предложит настроить работу с «Госключом»: пользователю нужно авторизоваться через Госуслуги, установить или открыть приложение и подписать заявление-согласие.
Для УКЭП можно использовать, например, Рутокен ЭЦП, USB-токен, NFC-токен или смарт-карту. На устройстве с NFC носитель прикладывают к смартфону, а USB-токен подключают к соответствующему разъему.
Доступные документы и роли
Набор ролей зависит от вида электронного перевозочного документа, который будет доступен пользователю.
Доступные виды документов и роли:
- Электронная транспортная накладная
Доступна роль водителя.
- Электронный путевой лист
Доступны роли водителя, механика, медработника и ответственного за показания одометра.
- После заполнения всех полей нажмите Сгенерировать код и передайте этот код пользователю.
Для одного сотрудника можно выбрать одну или несколько ролей, если это соответствует его фактическим обязанностям.
Что делает пользователь в приложении
После настройки в программе 1С сотрудник получает код регистрации. Далее ему нужно:
-
Установить мобильное приложение 1С-ЭПД на смартфон или планшет.
-
Открыть приложение.
-
Ввести код регистрации, полученный от ответственного сотрудника.
- При необходимости настроить выбранный способ электронной подписи.
- Приступить к работе с назначенными перевозочными документами.
После ввода кода организация будет подключена в мобильном приложении. Водитель сможет работать с документами и показывать QR-код при дорожной проверке, а механик, медработник или сотрудник, отвечающий за показания одометра, — оформлять документы в пределах назначенной роли.
Частые ошибки при настройке:
-
Некорректные персональные данные. Проверьте ИНН, номер телефона и ФИО: ошибки в этих реквизитах могут помешать автоматическому распределению документов.
-
Неверно выбрана схема обмена. Для прямого взаимодействия с внешними участниками перевозки заранее оцените требования к подписи и доверенности.
-
Не назначена нужная роль. Водитель не сможет работать с путевым листом или накладной, если ему не предоставлен соответствующий доступ.
-
Выбран неподходящий вид подписи. Простая подпись и УНЭП предназначены для внутренних сценариев, а для прямого обмена требуется УКЭП.
-
Код регистрации передан не тому сотруднику. Код необходимо выдавать конкретному пользователю, для которого создано мобильное устройство.
Частые вопросы:
Можно ли подключить в приложении не только водителя?
Да. Для работы с электронным путевым листом можно подключить водителя, механика, медработника и сотрудника, ответственного за показания одометра.
Нужна ли электронная подпись?
Да, вид подписи выбирают при подключении пользователя. Для внутреннего обмена доступны простая подпись и УНЭП через «Госключ», а для прямого обмена с другими участниками перевозки используется УКЭП.
Нужна ли доверенность для работы в приложении?
При внутреннем обмене проектами титулов доверенность не требуется. При прямом обмене с участниками перевозки и использовании сертификата физического лица необходимо заполнить данные доверенности, кроме сценария работы медработника.
Наши кейсы по настройке ЭПД
- Как мы помогли логистической компании спокойно перейти на ЭПД к 1 сентября — ЭПД для перевозчика, типовое решение;
-
Как мы с 2023 года помогаем крупному федеральному заказчику работать с электронными перевозочными документами в 1С — компания федерального масштаба, не типовое решение.
Наши контакты
Телефон: +7 (8142) 55-55-05
Почта: zakaz@pcs.ru
