ФНС России в письме № СД-4-3/11730@ от 26.12.2025 предоставила рекомендации по использованию в работе форм счета-фактуры, книги покупок и книги продаж с 1 января 2026 года.
Изменения в счете-фактуре
С 1 января 2026 года в ст. 169 НК РФ установлены требования указывать в счетах-фактурах:
- порядковый номер и дату составления счета-фактуры, выставленного при получении оплаты (частичной оплаты или иных платежей) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), при передаче имущественных прав, в оплату которых подлежат зачету указанные суммы оплаты, частичной оплаты (авансовый счет-фактура) (пп. «а» п. 10 ст. 2 Закона № 425-ФЗ);
- ОГРНИП и дату присвоения такого номера, если счет-фактура выставляется и подписывается индивидуальным предпринимателем (далее – ИП) либо иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени ИП (пп. «б» п. 10 ст. 2 Закона № 425-ФЗ). До 1 января 2026 требовалось указывать реквизиты свидетельства о государственной регистрации этого ИП.
Для отражения новых показателей в форму счета-фактуры, приведенную в Приложении № 1 к Постановлению № 1137, добавили строку (5б).
Строка (5б) заполняется только в отгрузочных счетах-фактуры, если до отгрузки поступали суммы предварительной оплаты, засчитываемые в счет этой отгрузки, с которых исчисляли НДС и выставляли авансовые счета-фактуры.
Это значит, что если предоплата и отгрузка товаров (работ, услуг) случились в одном квартале (месяце), а авансовые счета-фактуры выставляют только в конце квартала (месяца) на сумму оплаты, в счет которой по итогам этого периода товары (работы, услуги) не отгружались (не оказывались), то в отгрузочных счетах-фактурах строку (5б) заполнять не нужно.
Такой порядок выставления авансовых счетов-фактур рекомендован, например, плательщикам УСН, применяющим пониженные ставки НДС 5%, 7%, а также налогоплательщикам, осуществляющим непрерывные долгосрочные поставки товаров (оказание услуг) в адрес одного и того же покупателя (письмо Минфина России от 02.10.2025 № 03-07-09/95432).
При отгрузке товаров (работ, услуг) в следующем квартале (месяце) и зачете остатков авансов, не закрытых отгрузкой в предыдущем квартале (месяце), в отгрузочных счетах-фактурах в строке (5б) нужно указать ссылку на авансовый счет-фактуру, составленный в конце предыдущего квартала (месяца).
При заполнении строки (5б) указывают данные об актуальном авансовом счете-фактуре, то есть с учетом последних исправлений до момента отгрузки. Исправления авансового счета-фактуры после отгрузки и выставления отгрузочного счета-фактуры не требуют исправления отгрузочного счета-фактуры для уточнения строки (5б).
При выставлении нескольких авансовых счетов-фактур в строке (5б) указывают их порядковые номера и даты составления, включая номер и дату последнего исправления (если есть), через «;» (точку с запятой). В строке (5б) не нужно указывать данные о корректировочном авансовом счете-фактуре, выставление которого не предусмотрено положениями главы 21 НК РФ, но рекомендовано ФНС России в периоде изменения налоговых ставок (например, при переходе с 01.01.2019 со ставки НДС 18% на 20% письмом от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@ и при переходе с 01.01.2026 со ставки НДС 20% на 22%).
ФНС России считает, что требование указывать в отгрузочных счетах-фактурах реквизиты авансовых счетов-фактур распространяется и на суммарные (сводные) справки при реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав лицам, не являющимся плательщиками НДС, и плательщикам, освобожденным от обязанностей плательщика НДС, а также при получении от них предварительной оплаты.
В обновленной форме счета-фактуры для подписанта (ИП) уточнили, что нужно указывать «основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя и дату присвоения такого номера». До изменений требовалось указывать «реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя».
Новые показатели в формате электронного счета-фактуры (в том числе в составе УПД), утв. приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (далее – Приказ № 970), внести оперативно не удастся. Поэтому ФНС России в письме от 16.12.2025 № ЕА-4-26/11336@ рекомендовала указывать реквизиты авансового счета-фактуры в сопроводительных документах, то есть в элементе «Сведения о сопроводительных документах, уточняющих обстоятельства факта хозяйственной жизни (СопрДокФХЖ)» (таблица 5.8 Приказа № 970).
- Для единого подхода в элементе «Наименование документа (РеквНаимДок)» (таблица 5.41 Приказа № 970) указывают «АСЧФ»;
- В «Номер документа (РеквНомерДок)» — номер авансового счета-фактуры;
- В «Дата документа (РеквДатаДок)» — дату его составления.
Если нужно отразить номер и дату исправления, в «Дополнительные сведения (РеквДопСведДок)» пишут «ИспАСЧФ N __ от».
В Письме № 11336 также рекомендовано заполнять элементы «Основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП)» и «Дата присвоения основного государственного регистрационного номера индивидуального предпринимателя (ДатаОГРНИП)» (таблица 5.36 Приказа № 970). Эти элементы уже есть в формате Приказа № 970, но не обязательны.
По Письму № 11336, отсутствие данных об авансовом счете-фактуре и ОГРНИП в электронном формате не считается нарушением заполнения электронного счета-фактуры.
Помимо изменений от Закона № 425-ФЗ, в графе 14 счета-фактуры нужно указывать стоимость прослеживаемых товаров в рублях и копейках. Раньше ее указывали в целых рублях. В формате счета-фактуры по Приказу № 970 размерность элемента (СтТовБезНДСПрослеж) уже позволяет рубли и копейки, так что изменения не нужны.
Изменения в книге продаж (дополнительный лист книги продаж)
Изменения в книге продаж связаны с:
- увеличением с 01.01.2026 налоговой ставки НДС с 20% до 22% (пп «в» п. 8 ст. 2 Закона);
- необходимостью отражения в целях контрольных мероприятий сведений из строки (5б) отгрузочного счета-фактуры;
- переносом из графы 14 счета-фактуры сведений о стоимости прослеживаемых товаров в рублях и копейках.
Для отражения с 1 января 2026 начисления НДС по ставке 22% в книге продаж изменили правила заполнения граф 14 и 14а, 17 и 17а. Теперь там указывают:
- в графе 14 — стоимость продаж, облагаемых НДС по ставке 22%, без НДС;
- в графе 14а — стоимость продаж по ставкам 20% и 18%, без НДС;
- в графе 17 — сумму НДС по ставке 22% (и по 18,03%);
- в графе 17а — сумму НДС по ставкам 20% (16,67%) или 18%.
В книге продаж стоимостные показатели (стоимость продаж и сумма НДС) для ставок 20% и 18% теперь объединены в одну графу — показываются вместе. В раздел 8 (приложение № 1 к разделу 8) обновленной налоговой декларации по НДС, которая применяется с отчетности за 1-й квартал 2026 года, значения для 20% и 18% тоже переносят вместе. А в разделе 3 декларации они указываются отдельно:
- строка 020 — для 20%;
- строка 041 — для 18%;
- строка 030 — для 20/120;
- строка 042 — для 18/118.
Одно из ключевых изменений — добавление в книгу продаж графы 11а «Номер и дата счета-фактуры продавца, ранее выставленного при получении оплаты (частичной оплаты)». При регистрации отгрузочного счета-фактуры в графу 11а переносят данные из строки (5б), то есть сведения об авансовом счете-фактуре, выставленном при предоплате в счет предстоящей реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), в оплату которых зачитывают эти суммы.
Если выставлено несколько авансовых счетов-фактур, в графе 11а указывают их номера и даты через «;».
В форме книги продаж нет граф для номера и даты исправления авансового счета-фактуры. Поэтому в книгу продаж переносят только реквизиты первоначального авансового счета-фактуры, без исправлений, даже если они есть в строке (5б).
Поскольку в строке (5б) не указывают данные об авансовом корректировочном счете-фактуре (рекомендованном ФНС в переходный период при смене ставки), в книге продаж их тоже не отражают — специальных граф нет.
Исправления авансового счета-фактуры после регистрации отгрузочного не требуют корректировки записей в книге продаж (аннулирования и новой записи).
Как в счете-фактуре, в книге продаж стоимость прослеживаемых товаров (графа 23) указывают в рублях и копейках.
При подписании книги продаж ИП указывает свой ОГРНИП.
Изменения в книге покупок
Хотя законодательство не меняло форму и правила ведения книги покупок, для усиления контроля добавили графу 7а «Номер и дата счета-фактуры, при отгрузке в счет ранее полученной оплаты (частичной оплаты)».
Графа 7а заполняется при регистрации в книге покупок авансового счета-фактуры для вычета НДС после отгрузки товаров (работ, услуг) по п. 7 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ. В ней указывают номер и дату счета-фактуры, выставленного продавцом при отгрузке в счет предоплаты. В авансовом счете-фактуре этих данных нет, так что их нужно добавлять вручную (в том числе в учетных системах).
Если выставлено несколько отгрузочных счетов-фактур в счет предоплаты, в графе 7а указывают их номера и даты через «;».
В форме книги покупок нет граф для номера и даты исправления (или корректировочного) отгрузочного счета-фактуры, поэтому такие сведения не отражают, даже если исправления уже внесены на момент вычета.
Исправления отгрузочного счета-фактуры после регистрации авансового в книге покупок (или выставление корректировочного) не требуют корректировки записей в книге покупок.
Как в счете-фактуре, в книге покупок стоимость прослеживаемых товаров (графа 19) указывают в рублях и копейках.
При подписании книги покупок ИП указывает свой ОГРНИП.
В корректировочном счете-фактуре и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур стоимость прослеживаемых товаров тоже отражают в рублях и копейках, а подпись ИП — с ОГРНИП.
